Formatierung vereinfachen: So verwendest du Formatvorlagen in Word

Die Formatvorlagen in Word helfen dabei, schnell das Layout des Manuskripts anzupassen und zu ändern. Konsequent angewandt sorgen sie dafür, bei der Erstellung von Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, Dissertationen oder sonstigen Dokumenten eine Menge Zeit zu sparen. Lies hier, wie du Formatvorlagen erstellen und anwenden kannst.

Wozu überhaupt Formatvorlagen?

Formatvorlagen haben u.a. diese 4 Vorteile:

  • Formatvorlagen helfen dir, ein einheitliches Layout in Word zu gestalten. Dass also alle Absätze gleich formatiert werden (Schriftgröße, Zeilenabstand usw.), alle Zitate gleich aussehen usw.
  • Wenn du Formatvorlagen nutzt, kannst du das Layout schnell ändern und anpassen.
  • Du brauchst Formatvorlagen, wenn du automatische Verzeichnisse erstellen willst (Tabellenverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Inhaltsverzeichnis etc.).
  • Du brauchst die Formatvorlagen, wenn du Kapitelüberschriften in die Kopfzeile bekommen willst.

Formatvorlagen-Liste einblenden und sortieren

Um mit Vorlagen zu arbeiten, musst du dir erst einmal die Liste aller Vorlagen einblenden. Klicke dazu im Reiter Start auf den kleinen Button. Die Liste kannst du an der rechten Seite anheften, falls sie das nicht von selbst macht.

Menüleiste in Word, Formatvorlagen
Mit diesem kleinem Button oben aktivierst du die Liste der Formatvorlagen. In den Optionen einstellen, dass alle Formatvorlagen angezeigt und alphabetisch sortiert werden

Jetzt solltest du die Liste noch sortieren. Klicke dazu auf Optionen und wähle, dass alle Formatvorlagen angezeigt und alphabetisch sortiert werden.

Absatzformatvorlagen vs. Zeichenformatvorlagen

In Word gibt es viele verschiedene Arten von Vorlagen. Die 2 wichtigsten sind Folgende:

  • Zeichenformatvorlagen regeln das Aussehen von einzelnen Zeichenketten. So kannst du dir bswp. eine Vorlage erstellen, die regelt, dass ein Wort kursiv, unterstrichen und fett formatiert wird, wenn du es mit dieser Vorlage auszeichnest. In der Regel brauchst du als Bachelorarbeit-Schreiber diese Art von Vorlagen nicht.
  • Absatzformatvorlagen regeln das Aussehen von ganzen Absätzen. Mit Absatz ist hier nicht nur ein Absatz Text gemeint. Absätze sind in Word auch Überschriften, Abbildungen usw.
Zeichenformatvorlagen und Absatzformatvorlagen werden durch diese Symbole dargestellt

Die Formatvorlage Standard

Wenn du in Word ein neues Dokument anlegst, gibt es schon jede Menge vorgefertigte Vorlagen zur Auswahl. Beispielsweise eine Absatzformatvorlage für den Fußnotentext, Vorlagen für Überschriften usw.

Alle diese Vorlagen basieren auf der Formatvorlage „Standard“. Man kann nämlich in Word auch Vorlagen erstellen, die abhängig von anderen Vorlagen sind. Wenn du in der Formatvorlage Standard die Schriftart änderst, ändert die Schriftart sich auch in vielen anderen Vorlagen.

Nutze die Vorlage Standard nicht. Achte darauf, dass dein gesamtes Dokument sauber mit entsprechenden Vorlagen formatiert wird. Also mit Vorlagen für Überschriften, Vorlagen für Textabsätze usw. 

Regeln:

  • Jedes einzelne Element im Dokument sollte mit einer Formatvorlage belegt werden.
  • Kein einziges Element im Dokument sollte mit der Formatvorlage Standard formatiert werden.

Neue Formatvorlagen anlegen

Eine neue Vorlage erstellst du, indem du auf diesen Button klickst:

Ein neues Fenster öffnet sich. Dort kannst die wichtigsten Parameter einstellen, bswp. Schriftart, Schriftgröße usw.

Wenn du auf „Format“ unten klickst, öffnet sich ein Menü.

Über dieses Menü gelangst du bspw. in die Absatzeinstellungen, wo du weitere Details regeln kannst. 

Klicke auf Tastenkombination, um eine eigene Tastenkombi für deine Vorlage zu vergeben. 

Formatvorlagen ändern

Wenn du eine Formatvorlage ändern willst, hast du zwei Möglichkeiten:

  1. Du klickst mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählst „Ändern“. Du kommst dann in das Fenster, das ich dir oben schon gezeigt habe.
  2. Du setzt den Cursor auf einen beliebigen Absatz im Dokument. Angenommen, der Absatz ist in Arial Schriftgröße 40 formatiert. Dann klickst du rechts auf eine Vorlage und wählst „[Name der Vorlage] aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen“. Dann werden die Eigenschaften des Absatzes, in dem der Cursor gerade ist, automatisch in die Formatvorlage übernommen. Im Beispiel also Arial Schriftgröße 40.

Dokumentvorlage mit fertigen Formatvorlagen herunterladen

Nutze unsere Dokumentvorlage für Bachelorarbeiten. Dort haben wir schon Vorlagen für Blockzitate, für schöne Absätze, für Fußnoten, Beschriftungen usw. angelegt. Die Vorlage kannst du dir hier downloaden: Dokumentvorlage für Bachelorarbeiten herunterladen.

Kommentare und Fragen

Eva2019

vor 7 Monaten

Guten Tag,

ich würde gern ca. 600 Seiten Text mit mehreren Tausend Fußnoten in ein Format überführen, das die Koordinierung von Literaturangaben in Fußnoten und Lit.verzeichnis erleichtert. Außerdem die Übernahme von Kapitelüberschriften in die Kopfzeile und Ähnliches. Ich benutze Word 2010. Wenn es für eine Formatvorlage/Template günstiger, das heißt zeitsparender wäre, würde ich aber auch upgraden auf Word 2013 oder so. Leider verstehe ich nichts von den technischen Layout-Lösungen. Bisher ist alles handgebastelt, was zwar gar nicht schlecht aussieht, aber nicht funktional ist.

Mein Text (historische Diss.) wird noch um ein paar Kapitel erweitert werden und muss auch noch gekürzt werden, und ich wäre froh, wenn die Formatvorlage das dann jeweils schmiegsam mitmachen würde.

Vielen Dank für Ihren Rat! Mit herzlichem Gruß, Eva

vor 7 Monaten

Hallo Eva,

als Lektor bzw. Layouter würde es so machen, dass ich den ganzen Text in eine saubere Formatvorlage übernehme, z.B. in die Vorlage, die es hier zum Download gibt. Das sollte problemlos mit der Vorlage gehen. Wenn du viele Abbildungen hast, wird es aufwändiger.



In die Vorlage würde ich zuerst den Haupttext kopieren, dann Literaturverzeichnis und ggf. Anhänge. Und dann Seite für Seite alles durchgehen und mit den „neuen“ Formatvorlagen Absätze, Aufzählungen, Fußnoten etc. belegen. Danach kannst du problemlos weiter am Text mit der Vorlage arbeiten.



Wenn du die Vorlage mit Word 2010 öffnen kannst, macht es keinen Unterschied, ob du Word 2010 oder Word 2013 verwendest.



Da du, wie du sagst, nicht ganz so fit in Word bist, lege ich dir meinen kostenlosen Onlinekurs mit Word-Grundlagen für Studierende ans Herz. Dort erkläre ich Schritt für Schritt per Video, was du zu Word und auch zum Umgang mit Vorlagen wissen musst. Pick dir dort einfach die Kapitel/Videos raus, die du so brauchst.

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Wagner

vor 11 Monaten

Guten Abend Herr Wolf,



wie kann ich mit Formatvorlagen Nummerierung erzeugen?



Danke und Gruß

R. Wagner

vor 11 Monaten

Hallo,

schauen Sie mal oben unter „Neue Formatvorlagen anlegen“ die Abbildung an, die zeigt das Fenster, das erscheint, wenn man eine Vorlage anlegt oder bearbeitet. Klicken Sie in diesem Menü auf „Nummerierung“. Dann können Sie Nummerierungs- und Aufzählungsoptionen für die Vorlage festlegen.