So formatieren Sie Fließtext, Absätze, Abbildungen, Zitate Ihrer Abschlussarbeit

Ich zeige Ihnen hier, wie Sie den Haupttext in einer Abschlussarbeit bzw. in wissenschaftlichen Texten optimal gestalten können, insbesondere die Absätze. Nutzen Sie für die Formatierung unsere Dokumentvorlage für wissenschaftliche Arbeiten oder auch eine eigene Vorlage.

So stellen Sie den Zeilenabstand ein

Absätze mit Text sind das Element in Ihrer Arbeit, das Sie am häufigsten verwenden werden. Wenn Sie unsere Dokumentvorlage für Abschlussarbeiten verwenden, ist der Zeilenabstand für die Absätze bereits auf 1,5-fach eingestellt.

So stellen Sie den Zeilenabstand in einem beliebigen Word-Dokument für einen Absatz ein:

1. Setzen Sie den Cursor in den Absatz, dessen Zeilenabstand Sie regeln wollen. Alternativ markieren Sie eine Reihe von Absätzen.
2. Klicken Sie im Reiter „Start“ bei „Absatz“ auf das kleine Symbol unten rechts. Ein neues Fenster für die Absatzeinstellungen öffnet sich.
3. Wählen Sie Ihren Zeilenabstand, etwa 1,5-fach oder einfach. Falls Sie Ihren Zeilenabstand 1,2-fach einstellen wollen, wählen Sie „Mehrfach“ und geben Sie 1,2 ein.

Nutzen Sie die Dokumentvorlage für Abschlussarbeiten, die Sie hier downloaden können? Dann ist der Zeilenabstand bereits voreingestellt. Falls Sie Ihn ändern wollen, ändern Sie den Zeilenabstand der Absatzformatvorlage „02 Fließtext“.

Tipps für den Zeilenabstand in Abschlussarbeiten:

• Der Fließtext sollte immer einen 1,5-fachen Zeilenabstand aufweisen. Bei einer Schriftgröße von 12 pt ist eine Zeile also immer 1,5 x 12 = 18 pt hoch.
• Alle anderen Elemente, also Fußnoten, Überschriften, Beschriftungen usw. haben einen 1,2-fachen Zeilanbstand. Das ist ein üblicher Zeilenabstand für Bücher, Zeitschriften etc.
• Falls Sie mit dem Platz tricksen wollen, können Sie den Zeilabstand auch auf 1,4-fach stellen. Mit bloßen Auge ist das nicht zu erkennen, bringt Ihnen aber noch ein paar Zeilen weniger Gesamtumfang.

Absätze mit Abständen

In deutschsprachigen Büchern werden Texte normalerweise ohne Abstände zwischen den Absätzen gesetzt. In Abschlussarbeiten hat es sich allerdings eingebürgert – wie auch im Internet – Abstände zwischen den Absätzen zu setzen.

Der Abstand zwischen 2 Absätzen sollte nicht größer als eine halbe bis eine ganze Zeile sein. Bei einem 1,5-fachen Zeilenabstand und eine Schriftgröße von 12 ist eine Zeile 1,5*12=18 pt hoch. Der Abstand nach einem Absatz sollte also 9 pt (eine halbe Zeile) oder 18 pt (eine ganze Zeile) hoch sein.

Ich empfehle einen Abstand von einer halben Zeile. Dieser Abstand ist auch in der Vorlage eingestellt, die Sie hier downloaden können.

So stellen Sie den Abstand nach Absätzen ein:

1. Setzen Sie Ihren Cursor in den Absatz, dessen Abstände Sie regeln wollen.
2. Im Reiter „Start“ klicken Sie im Abschnitt „Absatz“ auf das kleine Symbol unten links. Ein neues Fenster öffnet sich.
3. Bei „Abstand nach“ stellen Sie einen Wert ein, etwa 9 pt. „Abstand vor“ können Sie auf 0 lassen.

Damit Sie diese Einstellung nicht für jeden Absatz in Ihrem Text erneut treffen müssen, nutzen Sie eine Formatvorlage für die Absätze in Ihrem Text. Falls Sie die Vorlage von hier nutzen, formatieren Sie alle Absätze mit der Formatvorlage „02 Fließtext“. Falls Sie nicht wissen, wie Formatvorlagen funktionieren, lesen Sie diesen Beitrag: Formatierung vereinfachen: So verwenden Sie Formatvorlagen in Word.

Absätze mit Einzügen wie in Büchern

In deutschsprachigen Büchern ist es üblich, sog. Einzüge in der ersten Zeile von Absätzen zu verwenden. In englischsprachigen Büchern, und auch im Internet, werden Absätze üblicherweise durch Leerzeilen voneinander getrennt.

Einzüge in ersten Zeilen werden gesetzt, um den Text weiter zu strukturieren und für das Auge schneller erfassbar zu machen. Nach Ablenkungen z. B. findet der Leser so schneller wieder zur entsprechenden Textstelle zurück – auch das Querlesen wird durch Einzüge vereinfacht. Wenn Einzüge benutzt werden, erfolgen sie immer in den ersten Zeilen eines neuen Absatzes.

Layout mit eingezogenen Absätzen. Für Bachelorarbeiten und Masterarbeiten ungeeignet, bei Dissertationen, die über einen Verlag veröffentlicht werden, sinnvoll. Rechts sehen Sie die Formatvorlagen, die in unserer Dokumentvorlage für Abschlussarbeiten für solche Absätze genutzt werden.

Unnötig sind Einzüge allerdings

• nach Überschriften,
• nach Tabellen und Abbildungen,
• nach Leerzeilen.

Unnötig deshalb, weil dem Leser nach Überschriften etc. ja auch ohne Einzug sofort klar ist, dass ein neuer Absatz und damit Gedankengang folgt. Um die Einzüge besser steuern zu können, werden alle entsprechenden Absätze ohne Einzug in unserer Dokumentvorlage für Abschlussarbeiten mit der Formatvorlage „Fließtext erster Absatz“ formatiert. Diese Vorlage ist beinahe identisch mit der Vorlage „Fließtext“ – enthält eben nur keinen Einzug erste Zeile. Der Shortcut für die diese Vorlage ist ALT+Q.

Falls Sie unsere Vorlage nicht verwenden, können Sie solche Einzüge mithilfe des Lineals und mithilfe von Erstzeileneinzügen setzen. Wie Einzüge funktionieren, erkläre ich in diesem Video: Tabstopps, Einzüge und Lineal: Text in Microsoft Word millimetergenau positionieren.

Silbentrennung

Silbentrennung ist im Blocksatz wichtig, damit nicht größere Löcher in Zeilen gerissen werden; das passiert oft, wenn lange Worte am Zeilenende nicht mehr in die Zeile passen.

Die Silbentrennung ist in unserer Vorlage standardmäßig eingeschaltet. Da Word manchmal sehr unsinnig trennt, sollten Sie ganz zum Schluss noch einmal alle Trennungen überprüfen. Falls Ihnen eine Trennung nicht passt, positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der getrennt werden soll und drücken dann STRG+-. Damit erzwingen Sie eine Trennung.

Sie können allerdings, wenn Sie viel Zeit haben, auch eine manuelle Silbentrennung durchführen. Das ist viel Arbeit, führt aber zu weitaus besseren Ergebnissen als die automatische Silbentrennung. Klicken Sie dazu im Register „Seitenlayout“ im Tab „Seite einrichten“ auf „Silbentrennung“ und wählen „Manuell“. Word geht mit Ihnen jetzt alle möglichen Trennung durch, die Sie bestätigen oder ablehnen können.

Zitate

Längere Zitate werden vom Text hervorgehoben. Sie sind in unserer Vorlage mit der Formatvorlage „Zitat“ formatiert, stehen links eingerückt und haben davor und danach einen kleinen Abstand. Die erste Zeile steht ein kleines bisschen weiter links, sodass das Anführungszeichen etwas über den Textblock nach links hin hinausragt.

Bitte formatieren Sie Zitate nicht kursiv. Das erschwert das Lesen enorm, und Sie bekommen auch Probleme, wenn Ihr Zitat mal kursiv gesetzten Text enthält, der zum Zitat gehört.

Achten Sie darauf, in Zitaten typografisch korrekte Anführungszeichen zu setzen. Mehr dazu: Was für Anführungszeichen gibt es?

Abbildungen und Diagramme

Wenn Sie unsere Vorlage verweden, nutzen Sie die Formatvorlage „Abbildung“, um Abbildungen zu formatieren. Klicken Sie dazu auf die Abbildung und weisen Sie Ihr die Vorlage „Abbildung“ zu.

Sie beschriften eine Abbildung analog zur Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und gehen auf „Beschriftung einfügen“. Die Beschriftung sollte sich unter der Abbildung befinden. Im folgenden Fenster wählen Sie bei Bezeichnung „Abb.“ und klicken dann auf „OK“. Fügen Sie nun noch die entsprechende Beschriftung ein. Die Vorlage „Beschriftung“ regelt auch hier das Layout der Beschriftung.

Mehr dazu: Abschlussarbeit: Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis erstellen

Tabellen

Tabellen werden grundsätzlich oberhalb beschriftet, nicht unterhalb wie Abbildungen.

Um eine Tabelle zu beschriften, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Tabelle und wählen Sie „Beschriftung einfügen“
3. Im folgenden Fenster wählen Sie unter „Bezeichnung“ „Tab.“ – Sie können natürlich auch eine eigene Bezeichnung erstellen (falls „Tab.“ nicht existiert, erstellen Sie es einfach)
4. Wählen Sie bei Position „Über dem ausgewählten Element“. Tabellen werden üblicherweise oberhalb beschriftet.
5. Klicken Sie auf „OK“, dann wird die Beschriftung eingefügt.
6. Fügen Sie hinter die Nummerierung nun noch die Beschriftung an sich ein.

Das Layout der Beschriftung wird übrigens durch die Vorlage „Beschriftung“ gesteuert.

Wenn Sie die Beschriftung wie angegeben einfügen, erscheint die Tabelle dann (nach Aktualisierung) automatisch im Tabellenverzeichnis.

Mehr dazu: Abschlussarbeit: Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis erstellen