Abschlussarbeit: Inhaltsverzeichnis und Index formatieren

Eine Anleitung zum Erstellen der Verzeichnisse in Dissertationen, Diplomarbeiten, Magisterarbeiten etc. finden Sie hier. Die Formatvorlage bzw. Dokumentvorlage enthält übrigens auch zwei Indizes, für deren Erstellung Sie hier auch eine Anleitung finden. Ebenso lernen Sie, wie Sie ein Abbildungsverzeichnis und ein Tabellenverzeichnis in Microsoft Word automatisiert erstellen lassen können.

Auf den dem Titelblatt folgenden Seiten können Sie verschiedene Verzeichnisse generieren. Wichtig ist, dass am Ende aller Verzeichnisse ein Abschnittsumbruch steht, die Verzeichnisse bilden also Abschnitt 2 (der römisch paginiert wird), der folgende Teil Abschnitt 3.

a) Inhaltsverzeichnis

Auf die Eidesstattliche Erklärung bzw. das Titelblatt folgt also das Inhaltsverzeichnis. Das Inhaltsverzeichnis wird immer für Überschriften erstellt, die mit den Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc. formatiert worden sind.

Das Inhaltsverzeichnis selbst wird dabei mit den Formatvorlagen „Verzeichnis 1“, „Verzeichnis 2“ etc. erstellt. Diejenige Überschrift im Text also, die mit „Überschrift 1“ formatiert wurde, bekommt im Inhaltsverzeichnis die Formatvorlage „Verzeichnis 1“ zugewiesen. Über die Verzeichnis-Formatvorlagen können Sie so das Layout des Inhaltsverzeichnisses steuern.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Wenn Sie die vorgegebene Gliederung übernehmen, können Sie das Verzeichnis so belassen wie es ist. Sie müssen es einfach zwischendurch oder ganz zum Schluss aktualisieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis. Sie werden von Word gefragt, ob das gesamte Verzeichnis oder nur die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen. Haben sich die Überschriften zwischenzeitlich verändert, müssen Sie das gesamte Verzeichnis aktualisieren.

Neues Verzeichnis erstellen

Falls Sie mehr oder weniger als die vorgegebenen vier Ebenen im Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen wollen, müssen Sie ein neues Verzeichnis erstellen. Klicken Sie dazu im Reiter „Verweise“ auf „Inhaltsverzeichnis“ und gehen auf „Inhaltsverzeichnis einfügen“. Stellen Sie hier ein, ob Seitenzahlen angezeigt werden sollen, ob diese rechtsbündig sind und ob zwischen Überschrift und Text Füllzeichen erzeugt werden sollen. Sie können hier auch die Anzahl der anzuzeigenden Ebenen auswählen.

Wenn Sie auf „Ändern“ klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Layout des Verzeichnisses weiter anpassen können. Bearbeiten Sie so die einzelnen Verzeichnis-Formatvorlagen direkt (Sie können das aber auch direkt über die Formatvorlagen-Liste machen). Falls Sie die Änderungen schnell angezeigt haben möchten, verwenden Sie die oben beschriebene Methode zum schnellen Ändern der Formatvorlagen.

Die Füllzeichen

Sie können ganz zum Schluss die gestrichelten Linien mit der Zeichenformatvorlage „Verzeichnis – Füllzeichen“ formatieren. Das müssen Sie dann zwar für jede Zeile machen, es sieht aber etwas besser aus, weil die Abstände zwischen den Punkten erweitert sind. Machen Sie das aber erst ganz zum Schluss, da die Änderung bei einer Aktualisierung des Verzeichnisses wieder verschwindet.

b) Abkürzungsverzeichnis

Auf der nächsten Seite finden Sie eine Vorlage für ein Abkürzungsverzeichnis. Schreiben Sie in diese unsichtbare Vorlage alle Abkürzungen, die nicht im Duden aufgeführt sind. Wenn Sie kein Abkürzungsverzeichnis benötigen, löschen Sie die Seite einfach.
Denken Sie auch daran, dass die meisten Abkürzungen mit Festabstand stehen sollten. Es sollte nicht heißen „z.B.“, sondern „z. B.“. Einen Trick zum Einfügen eines schmalen Leerzeichens finden Sie weiter oben.

c) Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis

Nach dem Abkürzungsverzeichnis finden Sie die Vorlage für ein Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis. Beide werden wie das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt, vorausgesetzt, Sie beschriften Abbildungen und Tabellen entsprechend (wie das geht, erfahren Sie weiter unten). Sie können die Verzeichnisse dann wie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, sollte sich etwas ändern.

d) Index anlegen

Ein Index ist eigentlich unüblich für eine universitäre Qualifikationsarbeit. Vielleicht wollen Sie aber trotzdem einen Index erstellen. Der Index steht dann im Anhang nach dem Literaturverzeichnis wie in der Vorlage als Beispiel aufgeführt. Sie können den vorgebenen Index verwenden und immer aktualisieren (er wird dem Inhaltsverzeichnis entsprechend aktualisiert).

Index einen Eintrag hinzufügen

Sie fügen dem Index einen Eintrag hinzu, indem Sie im Reiter Verweise bei „Index“ auf „Eintrag festlegen“ klicken. Im Text direkt erscheint dann folgendes Feld: „… Indexeintrag { XE „Indexeintrag“ }. Wenn Sie den Index nun aktualisieren, erscheint der entsprechende Eintrag darin.

Untereinträge

Um Untereinträge zu erstellen, geben Sie im Indexeintrag-Menü einfach den Namen des Haupteintrags ein, und darunter den Namen des Untereintrags. Sie können so Ihren Index noch einmal zusätzlich untergliedern.

Einträge über mehrere Seiten

Manche Indexeinträge sollen auf einen Seitenbereich verweisen (Stichwort 10–15). Dazu müssen Sie erst einen Seitenbereich definieren. Markieren Sie alle Seiten, die im Eintrag später angezeigt werden sollen. Gehen Sie dann im Reiter „Einfügen“, Tab „Hyperlinks“ auf „Textmarke“. Geben Sie einen Namen für die Textmarke an. Jetzt erstellen Sie wie gewohnt einen Indexeintrag. Im Menü gehen Sie dann aber nicht auf „aktuelle Seite“, sondern auf „Seitenbereich“. Wählen Sie den Namen der eben erstellen Textmarke und klicken dann auf „OK“.

Mehrere Indizes

Mehrere Indizes in Word zu erstellen, etwa ein Stichwortverzeichnis und ein Namensverzeichnis, ist etwas kompliziert, aber auch möglich. In der Vorlage finden Sie bereits einen zweiten Index. Wenn Sie einen Indexeintrag für den zweiten Index erstellen, gehen Sie zuerst vor, wie oben beschrieben. Sie müssen den Eintrag dann allerdings im Text etwas editieren, damit er dem zweiten Index zugeordnet wird. Heißt das Stichwort z. B. „Jean Paul“, und der dazugehörige Eintrag { XE „Jean Paul“ } dann müssen Sie den Schalter „\f „person““ hinzufügen. Der Eintrag lautet dann also: {XE „Jean Paul“ \f „person“}.

Das Wort „person“ ist eigentlich frei wählbar und wird im Index direkt festgelegt. „Person“ ist damit eine Voreinstellung der Dokumentvorlage.
Wenn Sie sich den zweiten Index auf der letzten Seite der Vorlage nun anschauen und ihn aktualisieren, sehen Sie ihn gefüllt mit den Einträgen, die mit dem Schalter „person“ ausgezeichnet wurden. Drücken Sie ALT+F9. Sie bekommen jetzt alle Felder angezeigt. Dort, wo vorher der Index war, sollte nun stehen
„{ INDEX \e „ „ \c „2“ \z „1031“ \f „person“ \* MERGEFORMAT }. Sie können das Wort „person“ nun einfach durch ein anderes ersetzen. Wenn Sie jetzt wieder ALT+F9 drücken, wird ihnen der Index wieder angezeigt. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie ihn aktualisieren.

Layout des Index

Das voreingestellte Layout des Index ist ein zweispaltiges. Zwei feste Blöcke mit Füllzeichen sollen für mehr Ruhe im Textbild sorgen. Sie können das Layout natürlich auch Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Die Formatvorlagen „Index 1“, „Index 2“ etc. steueren Schrift und Tabulatoren des Index.

Tipp: So blenden Sie die Indexeinträge im Fließtext aus

Selbst wenn keine Steuerzeichen im Text angezeigt werden, können Sie die Indexeinträge sehen. Das ist manchmal unpraktisch, weil es den Umbruch im Text verändert. Um sie auszublenden, klicken Sie auf das Office-Logo und dann auf „Word-Optionen“. Bei „Anzeigen“ entfernen Sie das Häkchen bei „Ausgeblendeten Text“. Die Indexeinträge im Text werden dann nur angezeigt, wenn Sie alle Steuerzeichen anzeigen lassen.