Ich zeige Ihnen hier, wie Sie alle wichtigen Verzeichnisse in Microsoft Word erstellen können: Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis und sogar einen Index.

Typische Verzeichnisse für eine akademische Abschlussarbeit sind das Inhaltsverzeichnis, das Tabellenverzeichnis und das Abbildungsverzeichnis. Wenn sie unsere Formatvorlage nutzen, folgen die Verzeichnisse auf das Titelblatt und ggf. das Abstract. Wichtig ist, dass am Ende aller Verzeichnisse ein Abschnittsumbruch steht, die Verzeichnisse bilden also Abschnitt 2 (der römisch paginiert wird), der folgende Teil Abschnitt 3. 

Mehr dazu: Umbrüche in Word: Seitenumbrüche, Abschnittsumbrüche, Zeilenumbrüche

So erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis in Word

Ein automatisch aktualisierbares Inhaltsverzeichnis wird in Word anhand von Überschriften erstellt. Dazu ist es erforderlich, dass Sie ein Grundverständnis dafür haben, wie Absatzformatvorlagen in Word funktionieren. Falls Sie nicht wissen, wie Sie eine Überschrift als „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ formatieren, lesen Sie bitte erst hier nach: Wie verwende ich Formatvorlagen in Word?

So könnte Ihr Inhaltsverzeichnis aussehen:

Ein typisches Inhaltsverzeichnis in einer wissenschaftlichen Abschlussarbeit

Ein neues Inhaltsverzeichnis anlegen

Falls Sie unsere Bachelorarbeit-Vorlage nutzen, finden Sie schon ein Verzeichnis vor, dass Sie nur aktualisieren müssen. Ansonsten erstellen Sie ein neues Inhaltsverzeichnis wie folgt: 

1. Formatieren Sie alle Ihre Überschriften mit der richtigen Formatvorlage. Überschriften der Ebene 1 mit „Überschrift 1“ usw. Tipp: Mit den Tastaturkürzeln STRG+1, STRG+2 etc. können Sie die Überschrift rasch formatieren.
2. Setzen Sie den Cursor auf die Seite, auf der Inhaltsverzeichis erscheinen soll.
3. Klicken dann im Register „Verweise“ auf „Inhaltsverzeichnis“ – „Inhaltsverzeichnis einfügen“ (siehe Abb. 2). Ein neues Fenster öffnet sich.
4. Jetzt können Sie das Layout Ihres Verzeichnisses festlegen. Legen Sie fest, ob Seitenzahlen (evtl. rechtsbündig) angezeigt werden sollen und wie das Füllzeichen aussehen soll. Hier können Sie auch festlegen, wie viele Ebenen im Verzeichnis dargestellt werden sollen. 
5. Klicken Sie auf „Ok“. Ihr Verzeichnis wird eingefügt.

Im Detail erkläre ich das in diesem Tutorial: Wie erstelle ich in Word ein Inhaltsverzeichnis?

So aktualiseren Sie ein bestehendes Inhaltsverzeichnis

Wenn Sie die vorgegebene Gliederung in unserer Dokumentvorlage übernehmen, können Sie das Verzeichnis so belassen wie es ist. Sie müssen es einfach zwischendurch oder ganz zum Schluss aktualisieren.

Um ein Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis. Sie werden von Word gefragt, ob das gesamte Verzeichnis oder nur die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen. Haben sich die Überschriften zwischenzeitlich verändert, müssen Sie das gesamte Verzeichnis aktualisieren.

So erstellen Sie ein Abkürzungsverzeichnis

Ein Abkürzungsverzeichnis listet alle verwendeten Abkürzungen Ihrer wissenschaftlichen Arbeit in alphabetischer Reihenfolge auf – zusammen mit den entsprechenden Bedeutungen. Es hilft Leserinnen und Lesern, Fachbegriffe oder interne Kürzel schnell zu verstehen.

Die empfohlene Methode: Gestalten Sie das Verzeichnis mithilfe einer zweispaltigen Tabelle in Microsoft Word. Die erste Spalte enthält jeweils die Abkürzung, die zweite Spalte die ausgeschriebene Form. Damit das Verzeichnis im Fließtext professionell erscheint, werden die Tabellenrahmen anschließend ausgeblendet.

So fügen Sie ein Abkürzungsverzeichnis ein:

Öffnen Sie Ihre Word-Datei und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das Abkürzungsverzeichnis erscheinen soll.

1. Wechseln Sie zum Reiter „Einfügen“ und klicken Sie auf „Tabelle“ → „2x1-Tabelle einfügen“.
2. Erweitern Sie die Tabelle nach Bedarf um weitere Zeilen für jede zusätzliche Abkürzung.
3. Tragen Sie in der ersten Spalte die jeweilige Abkürzung ein, in der zweiten Spalte die zugehörige Erklärung.
4. Markieren Sie die gesamte Tabelle, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Tabelleneigenschaften“.
5. Gehen Sie zum Reiter „Rahmen und Schattierung“, wählen Sie „Keine“ bei den Rahmenlinien und bestätigen Sie mit „OK“.
6. Sortieren Sie die Einträge alphabetisch: Markieren Sie die gesamte Tabelle, klicken Sie im Reiter „Start“ auf „Sortieren“ und wählen Sie als Sortierkriterium die erste Spalte.
7. Fügen Sie eine passende Überschrift ein, z. B. „Abkürzungsverzeichnis“, und wenden Sie die entsprechende Formatvorlage an (z. B. „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“).
8. Achten Sie darauf, dass das Verzeichnis durch einen Abschnittsumbruch abgeschlossen wird, um spätere Paginierung oder Layout-Anpassungen nicht zu beeinträchtigen.

Pro-Tipp: Denken Sie auch daran, dass die meisten Abkürzungen mit Festabstand stehen sollten. Es sollte nicht heißen „z.B.“, sondern „z. B.“. Mehr dazu: Wie kann ich in Word ein geschützes Leerzeichen einfügen?

So können Sie ein Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis erstellen

So gehen Sie vor, um ein neues Abbildungsverzeichnis oder Tabellenverzeichnis anzulegen.

1. Fügen Sie Ihre Abbildung bzw. Ihre Tabelle ein. Tipp: In wissenschaftlichen Arbeiten sollten die Abbildungen immer als „Mit Text in Zeile“ stehen, also nicht von Text umflossen werden.
2. Beschriften Sie Ihre Abbildung oder Tabelle. Klicken Sie dazu rechts auf die Abbildung oder Tabelle und wählen Sie „Beschriftung einfügen“. Bei Tabellen müssen Sie vorher ggf. die gesamte Tabelle markieren. Optimalerweise beschriften Sie fortlaufend mit „Abb. 1“ oder „Tab. 1“ etc.
3. Anhand Ihrer Beschriftungen können Sie jetzt ein Abbildungsverzeichnis erstellen. Klicken Sie dazu im Reiter „Verweise“ auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“. 
4. Wählen Sie Ihren Beschriftungstyp, also beispielsweise „Abbildung“ oder „Abb.“ und bestätigen Sie. Ihr Verzeichnis wird eingefügt.

Ein detailliertes Tutorial mit Abbildungen finden Sie hier: Abbildungsverzeichnis in Word erstellen und Abbildungen formatieren: Tutorial in 5 einfachen Schritten

Wenn Sie unsere Vorlage nutzen, finden Sie bereit ein beispielhaftes Abbildungsverzeichnis und ein Tabellenverzeichnis vor. Beide werden wie das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt, vorausgesetzt, Sie beschriften Abbildungen und Tabellen entsprechend. Sie können die Verzeichnisse dann wie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, sollte sich etwas ändern.

So legen Sie ein Stichwortverzeichnis in Word an

Ein Index ist eigentlich unüblich für eine universitäre Qualifikationsarbeit. Vielleicht wollen Sie aber trotzdem einen Index erstellen. Der Index steht dann im Anhang nach dem Literaturverzeichnis, wie in unserer Vorlage als Beispiel aufgeführt. Sie können den vorgebenen Index verwenden und immer aktualisieren (er wird dem Inhaltsverzeichnis entsprechend aktualisiert).

Index einen Eintrag hinzufügen

Sie fügen dem Index einen Eintrag hinzu, indem Sie im Reiter Verweise bei „Index“ auf „Eintrag festlegen“ klicken. Im Text direkt erscheint dann folgendes Feld: „… Indexeintrag { XE „Indexeintrag“ }. Wenn Sie den Index nun aktualisieren, erscheint der entsprechende Eintrag darin.

Um Untereinträge zu erstellen, geben Sie im Indexeintrag-Menü einfach den Namen des Haupteintrags ein, und darunter den Namen des Untereintrags. Sie können so Ihren Index noch einmal zusätzlich untergliedern.

Dem Stichwortverzeichnis Einträge über mehrere Seiten hinzufügen

Manche Indexeinträge sollen auf einen Seitenbereich verweisen (Stichwort 10–15). Dazu müssen Sie erst einen Seitenbereich definieren. Markieren Sie alle Seiten, die im Eintrag später angezeigt werden sollen. Gehen Sie dann im Reiter „Einfügen“, Tab „Hyperlinks“ auf „Textmarke“. Geben Sie einen Namen für die Textmarke an. Jetzt erstellen Sie wie gewohnt einen Indexeintrag. Im Menü gehen Sie dann aber nicht auf „aktuelle Seite“, sondern auf „Seitenbereich“. Wählen Sie den Namen der eben erstellen Textmarke und klicken dann auf „OK“.

So legen Sie mehrere Stichwortverzeichnisse an

Mehrere Indizes in Word zu erstellen, etwa ein Stichwortverzeichnis und ein Namensverzeichnis, ist etwas kompliziert, aber auch möglich. In unserer fertigen Dokumentvorlage finden Sie bereits einen zweiten Index. Wenn Sie einen Indexeintrag für den zweiten Index erstellen, gehen Sie zuerst vor, wie oben beschrieben. Sie müssen den Eintrag dann allerdings im Text etwas editieren, damit er dem zweiten Index zugeordnet wird. Heißt das Stichwort z. B. „Jean Paul“, und der dazugehörige Eintrag { XE „Jean Paul“ } dann müssen Sie den Schalter „\f „person““ hinzufügen. Der Eintrag lautet dann also: {XE „Jean Paul“ \f „person“}.

Das Wort „person“ ist eigentlich frei wählbar und wird im Index direkt festgelegt. „Person“ ist damit eine Voreinstellung der Dokumentvorlage.
Wenn Sie sich den zweiten Index auf der letzten Seite der Vorlage nun anschauen und ihn aktualisieren, sehen Sie ihn gefüllt mit den Einträgen, die mit dem Schalter „person“ ausgezeichnet wurden. Drücken Sie ALT+F9. Sie bekommen jetzt alle Felder angezeigt. Dort, wo vorher der Index war, sollte nun stehen
„{ INDEX \e „ „ \c „2“ \z „1031“ \f „person“ \* MERGEFORMAT }. Sie können das Wort „person“ nun einfach durch ein anderes ersetzen. Wenn Sie jetzt wieder ALT+F9 drücken, wird ihnen der Index wieder angezeigt. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie ihn aktualisieren.

So können Sie das Layout des Stichwortverzeichnisses anpassen

Das voreingestellte Layout des Index ist ein zweispaltiges. Zwei feste Blöcke mit Füllzeichen sollen für mehr Ruhe im Textbild sorgen. Sie können das Layout natürlich auch Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Die Formatvorlagen „Index 1“, „Index 2“ etc. steueren Schrift und Tabulatoren des Index.

Tipp: So blenden Sie die Indexeinträge im Fließtext aus

Selbst wenn keine Steuerzeichen im Text angezeigt werden, können Sie die Indexeinträge sehen. Das ist manchmal unpraktisch, weil es den Umbruch im Text verändert. Um sie auszublenden, klicken Sie auf das Office-Logo und dann auf „Word-Optionen“. Bei „Anzeigen“ entfernen Sie das Häkchen bei „Ausgeblendeten Text“. Die Indexeinträge im Text werden dann nur angezeigt, wenn Sie alle Steuerzeichen anzeigen lassen.

Eine detaillierte Anleitung für das Stichwortverzeichnis finden Sie auch hier: Wie erstelle ich in Word einen Index?

Häufige Fragen und Antworten

• Wie kann ich ein eigenes Verzeichnis für Formeln („Equations“) erstellen?
  Verwenden Sie die Beschriftungsfunktion in Word wie bei Abbildungen. Ersetzen Sie in einem kopierten Verzeichnisfeld den Begriff „Figure“ durch „Equation“ (mit Alt+F9 sichtbar machen). Alternativ: Erstellen Sie ein neues Verzeichnis und wählen Sie „Equation“ als Quelle im Dialogfeld.
• Wie kann ich die Sprache der Tabellenbeschriftungen in Word ändern?
  Wenn Word plötzlich „Tabelle 1“ statt „Table 1“ verwendet, liegt das an der Sprachumgebung. Passen Sie die Beschriftung im Dialog „Beschriftung einfügen“ manuell an oder definieren Sie einen neuen Namen für die Beschriftung.
• Warum sind die Seitenzahlen bei Abstract und Inhaltsverzeichnis anders als im Quellenverzeichnis?
  Oft wird für Einleitung und Verzeichnisse römisch paginiert, während der Haupttext und Anhang arabisch nummeriert sind. Das ist ein gängiges Layoutmuster in wissenschaftlichen Arbeiten.
• Wie kann ich bestimmte Überschriften aus dem Inhaltsverzeichnis ausschließen?
  Entweder löschen Sie diese manuell nach dem Aktualisieren oder verwenden eine eigene Formatvorlage, die im Layout gleich aussieht, aber nicht im Inhaltsverzeichnis angezeigt wird.
• Wie entferne ich Seitenzahlen für Anhang oder eidesstattliche Erklärung im Inhaltsverzeichnis?
  Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis vollständig und löschen Sie anschließend die Seitenzahlen für einzelne Einträge manuell.