Inhaltsverzeichnis in Word erstellen und layouten: Tutorial in 4 einfachen Schritten

Ein Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word zu erstellen, ist nicht allzu schwer. Wie das funktioniert und wie du es gestalten kannst, zeige ich dir hier.

Voraussetzungen: Dieses Tutorial wirst du besser verstehen, wenn du schon einigermaßen weißt, wie Formatvorlagen funktionieren, und wenn du weißt, wie Tabstopps und Einzüge in Word funktionieren. Schau dir evtl. erst einmal diese beiden Tutorials an:

Du musst dir diese Tutorials aber nicht anschauen, ich erkläre es dir hier so, dass es auch so klappen sollte.

Ein Inhaltsverzeichnis erstellst du in Microsoft Word wie folgt:

  1. Formatiere all deine Überschriften mit den Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw.
  2. Setze den Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll.
  3. Wähle im Reiter „Referenzen“ bei „Inhaltsverzeichnis“ den Punkt „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.
  4. Gib an, wie viele Überschriften-Ebenen im Verzeichnis dargestellt werden sollen. Ich empfehle, nicht mehr als 4 Ebenen darzustellen. Bestätige mit OK und dein Verzeichnis wird erstellt.

Hier die Schritte im Detail erklärt:

Schritt 1: Alle Überschriften formatieren

Zuerst musst du alle deine Überschriften in Word mit passenden Formatvorlagen belegen, damit Word weiß, dass es sich um eine Überschrift handelt. Das machst du wie folgt:

  1. Aktiviere die Liste der Formatvorlagen in Word. Klicke dazu im Reiter Start auf den kleinen Button bei „Formatvorlagen“ (siehe Abbildung).
  2. Suche in der Liste nach den Vorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw.
  3. Setze den Cursor auf eine Überschrift in deiner Arbeit.
  4. Klicke nun auf die entsprechende Formatvorlage. Also für eine Überschrift erster Ordnung auf „Überschrift 1“ usw.
  5. Versehe entsprechend sämtliche Überschriften in deiner Arbeit mit den richtigen Überschriften-Formatvorlagen.

Schritt 2: Überschriften gestalten (optional)

Hat sich das Layout deiner Überschriften verändert, während du sie mit Formatvorlagen formatiert hast? Dann kannst du jetzt das Layout direkt in den Formatvorlagen regeln. Das funktioniert wie folgt:

Klicke mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage und wähle „Ändern“. Ein neues Fenster öffnet sich.

Du kannst jetzt die Schriftgröße und die Schriftart festlegen. Klicke unten auf „Format“ und wähle „Absatz“. Du gelangst so in die Absatzeinstellungen und kannst 

  • den Zeilenabstand festlegen (einfacher Zeilenabstand reicht für Überschriften),
  • die Abstände vor und nach Überschriften regeln (Faustregel: Abstand vor sollte etwa 2 Leerzeilen sein, also z. B. 36pt; Abstand nach sollte etwa 1 Leerzeile sein, also etwa 18pt; bei Überschrift 1 entfällt der Abstand vor, denn Überschrift 1 beginnt immer auf einer neuen Seite).

Schritt 3: Inhaltsverzeichnis einfügen

Du hast alle Überschriften mit den richtigen Formatvorlagen belegt? Dann kannst du jetzt dein Inhaltsverzeichnis erstellen.

  1. Setze den Cursor an die Stelle, an der dein Verzeichnis erscheinen soll.
  2. Klicke im Reiter „Referenzen“ bei „Inhaltsverzeichnis“ auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.
  3. Wähle im neuen Fenster die Anzahl der Ebenen, die angezeigt werden sollen. Für die meisten Verzeichnisse reichen maximal 4 Ebenen völlig aus.

Schritt 4: Inhaltsverzeichnis gestalten

Jetzt kannst du dein Inhaltsverzeichnis noch gestalten. Die folgende Abbildung zeigt dir, wie ein gutes Inhaltsverzeichnis in einer Bachelorarbeit aussehen könnte:

Zu diesem Layout kommst du u.a. mithilfe des Lineals. Die Abbildung unten zeigt dir, an welchen Reglern du schrauben musst, um die einzelnen Ebenen deines Verzeichnisses zurechtzurücken.

Zusätzlich gibt es von Word vorgegebene Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis. Diese Vorlagen heißen „Verzeichnis 1“, „Verzeichnis 2“ usw. In diesen Vorlagen kannst du Schriftart, Schriftgröße usw. regeln. Klicke rechts auf eine dieser Vorlagen und wähle „Ändern“, um die Vorlage zu bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

So ein Verzeichnis in Word aktualisiert sich nicht von allein, wenn sich deine Überschriften mal ändern oder neue hinzukommen. So aktualisierst du dein Verzeichnis:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis und wähle Felder aktualisieren.
  2. Gib an, dass du nur Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisiert werden.

Bevor du eine PDF-Datei erstellst bzw. druckst, solltest du das Verzeichnis unbedingt aktualisieren. Im ausgedruckten Dokument bzw. in der PDF-Datei musst du dann auf jeden Fall noch einmal akribisch prüfen, ob die Seitenzahlen stimmen!

Tipp: Einträge im Verzeichnis ausblenden

Manchmal kommt es vor, dass man bestimmte Einträge aus dem Verzeichnis raushaben möchte. Beispielsweise ist der Eintrag „Inhaltsverzeichnis S. 2“ ziemlich sinnlos. 

Um einen Eintrag aus dem Verzeichnis zu bekommen, gibt es mehrere Wege:

  • Möglichkeit 1: Erstelle eine eigene Formatvorlage für Überschriften, die nicht ins Verzeichnis sollen. Formatiere dann die entsprechenden Überschriften damit. Nachteil: Du musst dann wahrscheinlich mit Abschnitten arbeiten und die Kopfzeile für diese Überschriften individuell formatieren. Kurz: Diese Möglichkeit eignet sich nur für fortgeschrittenere Word-User.
  • Möglichkeit 2: Ganz zum Schluss, bevor du druckst oder eine PDF erstellst, löschst du die entsprechenden Zeilen einfach raus aus dem Verzeichnis. Problem gelöst! Warum erst zum Schluss? Weil sie sonst jedes Mal wieder auftauchen, sobald du dein Verzeichnis aktualisierst.

Kommentare und Fragen

Flo

vor 7 Monaten

Hallo, erstmal danke für die tollen Hilfen! Ich verzweifle allerdings gerade an dem Inhaltsverzeichnis bzw. der Kompatibilität mit der Kopfzeile: ich möchte in der Kopfzeile nur das Kapitel stehen haben, nicht die Kapitelnummer, daher habe ich es als Zeichenformatvorlage definiert. Das Inhaltsverzeichnis erkennt aber nur Absatzformatvorlagen? Zumindest wird meine Vorlage nicht zur Auswahl angezeigt (Unterüberschriften, die mitsamt Nummerierung als Absatzformatvorlage definiert sind werden hingegen angezeigt). Automatische Nummerierung scheint ebenfalls nicht so recht klappen zu wollen...bin ratlos und hoffe auf Tipps! Vielen Dank!

vor 7 Monaten

Hallo Flo,

du benutzt sicher die Formatvorlage, die man hier herunterladen kann? Eine automatische Nummerierung der Überschriften ist dort absichtlich nicht vorgesehen, weil diese bei vielen Usern zu Problemen und zu Verwirrung führt, u.a. auch mit den Kopfzeilen.



Als StyleRef in der Kopfzeile kannst du m.E. nur Absatzformatvorlagen wählen. Was du versuchst, kann also nicht funktionieren.



Bevor du völlig verzweifelst, empfehle ich dir, deine Kopfzeilen manuell zu beschriften. Dann hast du volle Kontrolle darüber, was in der Kopfzeile erscheint. Wie das geht, kannst du hier nachlesen.

Sigrid

vor 1 Jahr

Kann ich die Arbeit mit dem Schreiben des Inhaltsverzeichnisses beginnen indem ich lediglich die geplanten Überschriften formuliere und daraus das Inhaltsverzeichnis erstelle, den Text aber erst später unter die einzelnen Punkte einfüge?

vor 1 Jahr

Hallo Sigrid,

das geht natürlich und ist sogar ein ziemlich guter Weg, seinen Text und seine Gedanken zu strukturieren, bevor es ans eigentliche Schreiben geht.

1
Sven

vor 2 Jahren

Auch wenn der Beitrag schon etwas älter ist, versuche ich es trotzdem einfach mal.
Wenn ich ein drittes Unterthema erstelle, also z.B. 2.2.2.1 nehme ich an, dass man die Formatvorlage Überschrift 4 für die Überschrift verwenden soll. Wenn ich das tue, wird die Überschrift im Inhaltsverzeichnis zu weit links dargestellt. Ich hoffe mein Problem wird aus dem Bild ersichtlich.



vor 2 Jahren

Hallo,
du kannst sie mit den Reglern am Lineal oben in Word an die richtige Stelle ziehen. Werde das mal in dern nächsten Version der Vorlage korrigieren.

Johanna

vor 4 Jahren

Hallo,

Ich arbeite in meiner Seminararbeit mit eigenen Formatvorlagen. Wenn ich ein Inhaltsverzeichnis damit erstellen möchte, wird mir jedes Mal angezeigt, dass keine Punkte für das Verzeichnis vorhanden sind. Wie bringe ich Word dazu, meine Formatvorlage für die Überschriften als Punkte im Inhaltsverzeichnis zu erkennen und nicht mehr nach den Standardformatvorlagen zu suchen?

Danke schon mal

vor 4 Jahren

Uli Th

vor 5 Jahren

wie kann ich in einem Inhaltsverzeichnis bei den Seitenanzeigen alle Seiten ausgeben über die das Kapitel geht.
ich meine so
Allgemein..............................1-3
Ortslage ................................4-6

vor 5 Jahren

Weiß ich nicht. Ich würde ein solches Verzeichnis manuell erstellen, sehe darin aber auch keinen Sinn und Nutzen für einen Leser. Ein Leser sieht auch so sofort, von wo bis wo ein Kapitel geht.

Karili

vor 5 Jahren

Sensationell, vielen Dank!!!

Karili

vor 5 Jahren

Hallo,
leider hab ich mein Inhaltsverzeichnis schon erstellt bevor ich Ihre tolle Seite kennengelernt habe und nun habe ich noch eine Frage: Kann ich auch im Nachhinein die Seitennummerierung so gestalten, dass vor der Einleitung (also Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis) nur römische Zahlen geschrieben werden?
Vielen Dank vorab für Ihre Hilfe!!!

vor 5 Jahren

Küken

vor 5 Jahren

Hallo,
ich schreibe gerade meine Diplomarbeit mit dieser Vorlage.
Vielen Dank hierfür!
Allerdings hätte ich gerne, dass im Inhaltsverzeichnis der Punkt "Inhaltsverzeichnis" nicht aufgeführt wird.
Wenn ich also für das Inhaltsverzeichnis die Formatvorlage "Überschrift 1_ohne" verwende, wird in der Kopfzeile das Wort "Inhaltsverzeichnis" auch nicht mehr angezeigt.
Was kann ich tun, damit das doch funktioniert?
Dankeschön

vor 5 Jahren

In dem Fall die Überschrift „Inhaltsverzeichnis“ einfach manuell in die Kopfzeile eintragen.

Vorgehen:

- Inhaltsverzeichnis in einen eigenen Abschnitt formatieren (siehe hier), also vor und nach das Inhaltsverzeichnis einen Abschnittsumbruch (fortlaufend) setzen
- dann „Inhaltsverzeichnis“ manuell in die Kopfzeile eintragen

Falls das zu kompliziert ist: Einfach den Eintrag „Inhaltsverzeichnis“ zum Schluss nach der allerletzten Aktualisierung aus dem Verzeichnis manuell rauslöschen :)