Für eine PDF-Datei brauchst du kein Zusatzprogramm – Word kann das selbst. Datei, Speichern unter, beim Dateityp PDF auswählen, speichern. Das war es. Alles, was früher über Acrobat oder virtuelle PDF-Drucker lief, erledigt Word seit Jahren eingebaut und in besserer Qualität.

Warum du überhaupt ein PDF abgibst, statt die Word-Datei: Ein Word-Dokument sieht auf jedem Rechner ein bisschen anders aus. Andere Word-Version, andere installierte Schriften, anderer Druckertreiber – und schon verschiebt sich der Umbruch, Überschriften rutschen auf die nächste Seite, das Inhaltsverzeichnis stimmt nicht mehr. Ein PDF sieht überall gleich aus, weil alles darin festgeschrieben ist.

So speicherst du dein Dokument als PDF

1. Geh auf Datei → Speichern unter und wähl den Ordner.
2. Klick unter dem Dateinamen auf das Feld Dateityp. Es klappt eine lange Liste auf.
3. Wähl darin PDF aus.
4. Klick auf Speichern. Word erzeugt die Datei und öffnet sie auf Wunsch gleich.

Denselben Weg gibt es auch über Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen – das Ergebnis ist identisch, es ist nur ein anderer Knopf. Die Schriften bettet Word dabei automatisch ein, du musst dich also nicht darum kümmern, ob dein Prüfer Times New Roman installiert hat.

Auf dem Mac funktioniert derselbe Weg über Speichern unter. Was du dort nicht nehmen solltest, ist der Umweg über Drucken und „Als PDF sichern“ – das erzeugt zwar auch ein PDF, wirft aber die Hyperlinks und die Lesezeichen-Navigation weg. Für eine Abschlussarbeit mit Inhaltsverzeichnis ist das ein spürbarer Verlust.

Die Optionen, die du vorher setzen solltest

Im Speichern-Dialog sitzt neben dem Dateityp ein Knopf Optionen. Den übersehen fast alle, und dort stecken genau die vier Einstellungen, die den Unterschied machen:

• Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften. Damit bekommt dein PDF eine klickbare Navigationsleiste aus deinen Kapiteln. Das setzt voraus, dass du deine Überschriften über Formatvorlagen gesetzt hast und nicht von Hand fett gemacht – ein weiterer Grund, es von Anfang an richtig zu machen.
• Dokumenteigenschaften. Das Häkchen überträgt Titel und Autor aus den Word-Eigenschaften ins PDF. Praktisch – aber sieh vorher nach, was dort steht. Bei anonymisierter Abgabe steht da manchmal noch der Name aus einer alten Vorlage.
• ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A), je nach Word-Version auch schlicht „PDF/A-kompatibel“. Das ist das Langzeitarchivformat. Setz das Häkchen, wenn deine Hochschule PDF/A verlangt – dann wird die Datei allerdings deutlich größer.
• Optimieren für: Standard. Die Alternative „Minimale Größe“ rechnet die Bilder herunter. Für eine Arbeit mit Diagrammen oder Screenshots ist das die falsche Wahl.

Was du am fertigen PDF prüfst

Öffne die Datei in einem anderen Programm als dem, das sie erzeugt hat – also im normalen PDF-Betrachter, nicht in der Word-Vorschau. Dann blätter einmal komplett durch und achte auf:

• Umbrüche. Steht noch alles da, wo es stehen soll? Einzelne Zeilen am Seitenanfang oder -ende fallen im PDF stärker auf als in Word
• Verzeichnisse. Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis müssen vor dem Export aktualisiert sein – im PDF geht das nicht mehr
• Seitenzahlen. Titelei römisch, Textteil arabisch ab 1, siehe Römische und arabische Seitenzahlen
• Abbildungen. Sind sie scharf geblieben oder verwaschen? Dann stand die Optimierung auf „Minimale Größe“
• Dateigröße und Dateiname. Beides ist oft vorgegeben – viele Uploadportale haben ein Limit, und der Name folgt einem Schema aus Matrikelnummer und Titel

Die vollständige Kontrolle vor der Abgabe, über das PDF hinaus, steht in der Checkliste für die Abgabe.

Wann sich ein anderes Werkzeug lohnt

Für eine Abschlussarbeit: praktisch nie. Virtuelle PDF-Drucker wie PDFCreator brauchst du nicht mehr – der Umweg über einen Druckertreiber kostet dich die Lesezeichen und je nach Einstellung auch Bildqualität. Word macht es direkter und besser.

Ein vollwertiges PDF-Programm lohnt sich erst, wenn du am fertigen PDF noch etwas tun musst: mehrere Dateien zusammenfügen, Seiten drehen oder entfernen, Text nachträglich korrigieren oder eine Datei signieren. Für die Abgabe einer Arbeit ist das alles nicht nötig. Und wenn doch einmal etwas nicht stimmt, ist der richtige Weg ohnehin, es in Word zu korrigieren und das PDF neu zu erzeugen.