Ich zeige dir hier die wichtigsten Grundlagen zum Umgang mit Microsoft Word. Wenn du diese Grundlagen verstehst, wirst du in Zukunft sehr viel sicherer mit Word umgehen.

Grundlegende Optionen

Bevor du mit Word loslegst, solltest du erst einmal ein paar Grundeinstellungen vornehmen bzw. ändern. Geh wie folgt vor:

1. Klick im Reiter „Datei“ ganz unten auf „Optionen“. Das Fenster für die Einstellungen öffnet sich.
2. Im Abschnitt „Allgemein“ entfernst du das Häkchen bei „Startbildschirm beim Start dieser Anwendung zeigen“. Das ist meine Empfehlung, dann startet Word schneller und ohne diesen lästigen Startbildschirm.
3. Im Abschnitt „Dokumentprüfung“ entfernst du die Häkchen bei „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“ und „Grammatikfehler während der Eingabe markieren“. Das ist meine Empfehlung, weil es sich ohne permanente Rechtschreibprüfung konzentrierter schreiben lässt. Die Rechtschreibung solltest du später gesondert prüfen.
4. Im Abschnitt „Dokumentprüfung“ klickst du auf den Button „AutoKorrektur-Optionen“. Ein neues Fenster öffnet sich. Entferne die Häkchen bei „ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren“, „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“, „Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen“, „Während der Eingabe ersetzen“.

Das Optionen-Fenster und die AutoKorrektur-Einstellungen. Alle Einstellungen, die ich vorschlage, sind nur Empfehlungen, die die Arbeit in Word etwas ablenkungsfreier gestalten sollen.

Dateien organisieren, versionieren, sichern

Schreib dein Dokument, etwa deine Dissertation, möglichst in eine einzelne Datei, nicht in mehrere Dateien je Kapitel. Eine einzelne Datei hat den Vorteil, dass du ohne Umstände sofort das Inhaltsverzeichnis erstellen und immer wieder aktualisieren kannst, dass du dein Manuskript übersichtlich vor dir hast und somit effizienter arbeiten kannst.

Gewöhn dir an, deine Dateien einheitlich zu benennen. Füg beispielsweise immer an das Ende des Dateinamens die Versionsnummer an, falls du eine neue Datei speicherst (das solltest du immer dann tun, wenn du etwas umfangreicher geändert hast). Beispiel: bachelorarbeit_01.doc, bachelorarbeit_02.doc. Mithilfe der Benennung der Dateien sollte es dir immer möglich sein, rasch nachzuvollziehen, welches Dokument die aktuellste Version enthält; und wenn du regelmäßig neue Versionen speicherst, kannst du deine Änderungen besser nachvollziehen.

Manchmal stürzt Word einfach ab, dann ist der eben geschriebene Text weg oder im schlimmsten Fall das gesamte Dokument kaputt. Sichere daher regelmäßig und verlass dich nicht auf die Autospeichern-Funktion von Word. Mit der Tastenkombination STRG+S kannst du dein Dokument sofort speichern. Gewöhn dir auch an, das Dokument auf verschiedenen Datenträgern zu sichern, z. B. zusätzlich auf einem USB-Stick.

Speichern, speichern, speichern. Die wichtigste Tastenkombination in Word: STRG+S. Vergiss nicht, alle 2–3 Absätze dein Dokument zu speichern.

Absatzeinstellungen: Zeilenabstand & Co einstellen

Die sogenannten Absatzeinstellungen wirst du für deine Formatierungsarbeiten immer wieder brauchen. Über sie regelst du beispielsweise Zeilenabstand, Einzüge und Abstände vor und nach Absätzen.

So öffnest du die Absatzeinstellungen:

Über dieses Symbol kannst du das Fenster mit den Absatzeinstellungen öffnen.

1. Setz den Cursor auf einen Absatz in deinem Text, dessen Absatzeinstellungen du bearbeiten willst.
2. Klick im Reiter Start im Abschnitt Absatz auf das kleine Symbol unten rechts. Ein neues Fenster öffnet sich. Alternativ klickst du mit der rechten Maustaste auf einen Absatz in deinem Text und wählst „Absatz“.

Über die Absatzeinstellungen kannst du beispielsweise den Zeilenabstand für einen Absatz bearbeiten.

Unsichtbare Steuerzeichen bzw. Formatierungszeichen ein- und ausblenden

Die Steuerzeichen sind Absatzmarken und andere ausgeblendete Formatierungszeichen, die nicht gedruckt werden. Du kannst sie anzeigen lassen, indem du STRG+SHIFT++ (das Pluszeichen) drückst, oder indem du auf das Absatz-Zeichen (¶) im Reiter „Start“ klickst.

Steuerzeichen ein- und ausblenden

Die Steuerzeichen zeigen wichtige Dinge in Bezug auf die Formatierung im Text an. Blende sie gelegentlich ein, um besser zu verstehen, wie Word dein Dokument formatiert.

Die wichtigsten Steuerzeichen listet die folgende Tabelle:

Umbrüche: Seitenumbrüche und Abschnittsumbrüche

In Word gibt es verschiedene Arten von sogenannten Umbrüchen, die alle wichtig für die Formatierung sind:

• Harte Zeilenumbrüche: Einen Zeilenumbruch erzeugst du schlicht und ergreifend, indem du ENTER drückst. Auf einen harten Zeilenumbruch folgt entsprechend immer ein neuer Absatz.
• Weiche Zeilenumbrüche: Weiche Zeilenumbrüche veranlassen Word, innerhalb eines Absatzes eine neue Zeile zu beginnen. Du erzeugst einen weichen Zeilenumbruch mittels SHIFT+ENTER. Im Prinzip brauchst du den weichen Zeilenumbruch für die Formatierung eher selten. Da er aber manchmal versehentlich erzeugt wird, solltest du wissen, was er bedeutet und wie sein Steuerzeichen aussieht (¬).
• Seitenumbrüche: Ein Seitenumbruch erzwingt eine neue Seite. Einen Seitenumbruch fügst du mittels STRG+ENTER ein. Alternativ klickst du im Reiter Layout auf „Umbrüche“ und wählst „Seitenumbruch“. Seitenumbrüche sind sehr praktisch und sollten ausgiebig genutzt werden, etwa wenn ein neues Kapitel im Text beginnt.
• Abschnittsumbrüche: Mithilfe von Abschnittsumbrüchen kannst du ein Word-Dokument in verschiedene Abschnitte unterteilen. Das brauchst du vor allem dann, wenn du die Kopfzeilen formatierst oder römisch-arabische Seitenzahlen nutzen willst. Einen Abschnittsumbruch fügst du ein, indem du im Reiter Layout auf „Umbrüche“ klickst und etwa „Abschnittswechsel nächste Seite“ wählst.

Seitenumbrüche und Abschnittsumbrüche kannst du über den Reiter Layout einfügen.

Um besser zu verstehen, wie Umbrüche funktionieren, schau dieses Video:

Einzüge und Lineal: Text links und rechts einrücken

Das Lineal oben und links solltest du einblenden, weil du damit insbesondere die sogenannten Einzüge und auch Tabstopps einstellen kannst. Setz im Reiter Ansicht das Häkchen bei „Lineal“, um es zu aktivieren.

Einzüge sind Einrückungen auf der rechten oder linken Seite von Absätzen. In Word kannst du drei Arten von Einzügen einstellen:

• Einzug erste Zeile: Der Erstzeileneinzug bewirkt, dass lediglich die erste Zeile eines Absatzes nach rechts hin eingezogen wird. Genutzt wird das beispielsweise in Büchern, bei denen häufig die allererste Zeile eines neuen Absatzes ein wenig eingezogen wird.
• Hängender Einzug: Der hängende Einzug bewirkt, dass der Rest eines Absatzes unterhalb der ersten Zeile eingezogen wird.
• Einzug rechts: Der Einzug rechts bewirkt, dass ein Absatz auf der rechten Seite eingezogen wird.

So änderst du die Einzüge für einen Absatz:

1. Setz den Cursor in den Absatz, dessen Einzüge geregelt werden sollen.
2. Zieh oben im Lineal den oberen Teil des sanduhrähnlichen Symbols nach rechts. Der Erstzeileneinzug wird angepasst.
3. Zieh oben im Lineal den unteren Teil des sanduhrähnlichen Symbols nach rechts. Der hängende Einzug wird eingestellt.
4. Zieh oben im Lineal ganz rechts das dreieckige Symbol nach links. Der Einzug rechts wird eingestellt.

Alternativ öffnest du die Absatzeinstellungen (siehe oben). Dort kannst du die Einzüge detailliert regeln.

Tabstopps: Festabstände einfügen und einstellen

Tabulatoren bzw. Tabstopps sind Festabstände, die größer sind als normale Leerzeichen. Vorteil: Man kann die Größe von Tabstopps genau festlegen. Tabstopps brauchst du in Word an verschiedenen Stellen, etwa für die Fußnoten oder bei Aufzählungen. Einen Tabstopp fügst du über die Taste TAB ein (oberhalb der Shift-Feststelltaste).

So änderst du die Größe eines Tabstopps:

1. Füg einen Tabstopp an eine beliebige Stelle im Text ein, indem du die Taste TAB drückst.
2. Jetzt klickst du oben im Lineal auf eine beliebige Stelle, bis das Winkel-Symbol ⌞ auftaucht.
3. Zieh das Symbol hin und her, um die Größe deines Tabstopps festzulegen.

Du kannst übrigens mehrere solcher Tabstopps erzeugen.

Alternativ kannst du Tabstopps in den Absatzeinstellungen festlegen.

Tabstopps kannst du auch über die Absatzeinstellungen festlegen.

1. Öffne dazu die Absatzeinstellungen und klick unten auf „Tabstopps“. Ein neues Fenster öffnet sich.
2. Wähl bei „Tabstoppposition“ die Größe für deinen Tabstopp, etwa 3 cm.
3. Wähl, ob der Tabstopp links, zentriert oder rechts ausgerichtet sein soll.
4. Wähl ein Füllzeichen. Gepunktete Linien werden beispielsweise im Inhaltsverzeichnis verwendet. In der Regel brauchst du kein Füllzeichen.
5. Klick auf „Festlegen“, um den Tabstopp festzulegen.

Shortcuts: Arbeit mit der Tastatur und mit Tastaturkürzeln

Schließlich solltest du dich noch etwas mit den wichtigsten Shortcuts in Word vertraut machen. Die erleichtern die Arbeit doch ungemein. Falls du die Dokumentvorlage nutzt, die du hier herunterladen kannst, findest du auch eine Übersicht über die Shortcuts in der Vorlage.

Hier die wichtigsten Shortcuts im Überblick:

Lies auch: Seitenränder und Seitenlayout: So bearbeitest du das Grundlayout für dein Dokument