Schönen guten Tag, mein Name ist Wolf, ich bin Lektor und Textcoach. In diesem Video will ich euch zeigen, wie man ein Stichwortverzeichnis in Word anlegen kann – und zwar nicht nur ein Stichwortverzeichnis, weil das auch relativ einfach und schnell umzusetzen ist, wie wir gleich sehen, sondern mehrere von solchen Verzeichnissen. Angenommen, ihr wollt noch ein Personenverzeichnis zusätzlich anlegen oder ein Ortsverzeichnis oder beliebig viele Arten von solchen Stichwortverzeichnissen. Ich zeige euch, wie man das in Word relativ einfach umsetzen kann. Viel Spaß dabei.

Vorab: die Steuerzeichen

Hier in einem Word-Dokument habe ich schon ein bisschen Blindtext eingefügt, und von diesem Blindtext werden wir mal ein paar Stichwörter festlegen, aus denen wir uns dann unseren ersten Index einfügen.

Bevor ich das alles zeige, noch ein kleiner Tipp am Anfang: Es gibt in Word die sogenannten Steuerzeichen, falls ihr das noch nicht wisst. Das sind so unsichtbare Zeichen, die kann man sich anzeigen lassen. Word zeigt uns dann an, dass wir irgendetwas an der Formatierung gemacht haben – oder eben auch die Indexeinträge.

Und zwar klickt man hier im Reiter Start auf dieses Absatzzeichen. Wenn man das einblendet, dann seht ihr schon, dann werden uns auf einmal so ein Haufen Zeichen angezeigt, die nicht mitgedruckt werden, keine Angst. Unter anderem hier so ein Punkt, das steht für ein Leerzeichen, oder hier dieses Absatzzeichen, das zeigt uns an, dass da jetzt ein neuer Absatz beginnt. Das sind die Steuerzeichen, die kann man hier ein- und ausschalten oder auch ganz schnell mit der Tastenkombination Strg, Shift und die Plus-Taste. Das noch mal als kleiner Hinweis vorweg – das brauchen wir nämlich gleich.

Schritt 1: Einträge festlegen

Der erste Schritt, wenn man sich so einen Index anlegen will, ist, dass man Word quasi sagt, was für Einträge jetzt in so einen Index beziehungsweise in das Stichwortverzeichnis hineinsollen. Dazu markiert man sich hier so ein Wort oder eine Wortgruppe, was auch immer man in den Index haben möchte – nehmen wir jetzt einfach mal dieses Lorem ipsum.

Und dann gehen wir hier im Reiter Referenzen auf Eintrag markieren. Hier gibt es eine ganze Reihe an Funktionen, die alle für den Index gebraucht werden. Wir klicken hier auf Eintrag markieren, dann öffnet sich ein neues Fenster – das können wir gleich mal auflassen, das braucht man einfach, um die Einträge festzulegen. Und ihr seht schon, hier taucht jetzt automatisch in diesem Feld die Wortgruppe beziehungsweise das Wort auf, das wir für den Index haben wollen.

Man kann noch ein paar Optionen festlegen, die brauchen wir alle nicht, und klicken dann einfach hier auf Markieren. Dann legt uns Word den ersten Eintrag für unseren Index fest, und ihr seht schon, das wird dann automatisch eingeblendet. Dann sieht man hier als Steuerzeichen quasi den Indexeintrag. Keine Angst, das wird nicht mitgedruckt, die Steuerzeichen kann man sich wieder ausschalten – aber wir lassen sie einfach mal an, weil Word sie jedes Mal, wenn man einen neuen Eintrag festlegt, von Neuem wieder einblendet.

Nehmen wir das nächste Wort, das im Index auftauchen soll, beispielsweise dieses Wort hier: auch hier das Wort einfach markieren und hier in diesem Indexeintrag-Fenster auf Markieren klicken – und dann fügt uns Word auch hier wieder so ein neues Feld ein. Das machen wir noch mal mit diesem Wort, und wir machen das probehalber auch mal mit einem ganzen Satz oder sogar mit einem Teilsatz. Wenn wir auf Markieren klicken, dann fügt uns Word überall diese Einträge ein. Nehmen wir noch ein Wort dazu – und dann haben wir Word quasi schon gesagt, was alles im Index auftauchen soll. Das müsst ihr dann einfach mit eurem gesamten Dokument und mit allen Wörtern machen, die in diesem Index auftauchen sollen.

Schritt 2: Den Index einfügen

Der nächste Schritt ist natürlich, dass wir uns den Index beziehungsweise das Stichwortverzeichnis einfügen. Ich mache jetzt mal die Steuerzeichen wieder aus. Hier unten habe ich schon meine Überschrift für unser Stichwortverzeichnis angelegt, und wir setzen den Cursor einfach an die Stelle, an der das Stichwortverzeichnis eingefügt werden soll, gehen dann wieder auf Referenzen – das können wir jetzt mal zumachen – und dann hat man hier so einen kleinen Button Index einfügen.

Wenn wir da draufklicken, öffnet sich ein neues Fenster mit ein paar Optionen zur Auswahl. Wichtig für uns sind folgende Optionen: einmal hier Spalten, da kann man angeben, wie viele Spalten dieser Index umfassen soll. Wir machen das zweispaltig, das sieht am besten aus. Und dann gibt es noch eine Option, die heißt Seitenzahlen rechtsbündig. Hier hat man so eine kleine Voransicht, wie der Index dann aussehen wird, und ihr seht, dass die Seitenzahlen direkt auf das Wort folgen würden. Wenn man jetzt diese Option aktiviert, dann werden die Seitenzahlen automatisch am Rand eingefügt, und dazwischen sind dann diese Füllzeichen.

Die Füllzeichen kann man sich auch aussuchen, wie die aussehen sollen, beispielsweise Striche. Ich schlage euch vor, nehmt einfach Punkte – könnt ihr auch ganz weglassen, aber am besten sieht es aus und am sinnvollsten finde ich es auch, wenn das Punkte sind. Und ich empfehle euch, dass ihr das einheitlich zu eurem Inhaltsverzeichnis formatiert, das ihr wahrscheinlich habt – dann werden das wahrscheinlich auch hier diese Punkte als Füllzeichen sein, und die Seitenzahlen werden rechtsbündig angezeigt.

Wenn wir auf OK klicken, dann fügt uns Word hier unseren Index ein.

Das Layout des Index

Schauen wir uns das mal genauer an. Wenn man genau hinschaut, dann seht ihr, die Schrift ist hier in diesem Fall in Times New Roman und Schriftgröße 12 formatiert – finde ich völlig okay für so einen Index, je nachdem natürlich, welche Schriftart ihr in eurem Dokument verwendet. Wenn der Haupttext so wie hier auch in Times New Roman 12 ist, dann würde ich den Index genauso formatieren.

Und wenn man hier auf die Absatzeinstellungen geht, dann sieht man auch, welcher Zeilenabstand verwendet wird. Ich benutze den Zeilenabstand Mehrfach 1,2, das ist ein typischer Zeilenabstand für Texte, die keinen 1,5-fachen Zeilenabstand haben. Für einen Index oder auch für ein Inhaltsverzeichnis absolut okay, könnte aber auch ein einfacher Zeilenabstand sein, so großen Unterschied macht das auch nicht.

Für diesen Index gibt es natürlich auch Formatvorlagen. Wer sich noch nicht so richtig mit Formatvorlagen auskennt, der schaue hier bei uns auf dem Channel, da gibt es auch ein ausführliches Video zu Formatvorlagen, da erkläre ich euch, wie Formatvorlagen funktionieren. Im Schnelldurchlauf zeige ich euch das jetzt mal an dieser Stelle.

Man kann sich über diesen kleinen Button oben im Reiter Start die Liste der vorhandenen Formatvorlagen in Word einblenden lassen. Und für den Index gibt es schon eine Reihe an vorgegebenen Formatvorlagen von Word, die heißen Index 1 bis 9. Warum Index 1 bis 9? Ganz einfach, weil man den Index auch mit mehreren Ebenen anlegen kann, wenn man möchte. Das würde jetzt zu weit führen, das zeige ich euch nicht – aber im Prinzip könnt ihr einen Index auch so anlegen, dass da quasi eine Kategorienüberschrift steht und man darunter einen Haufen Einträge einfügen lassen kann, die zu dieser Kategorie gehören. Das wird dann alles ein bisschen unübersichtlich, und das ist mehr so eine Sache, wenn ihr ein Dokument von 1.000 Seiten habt und dem Leser da noch ein bisschen zusätzliche Orientierung bieten wollt.

Ansonsten ist für uns jetzt nur diese Formatvorlage Index 1 relevant. Wenn man rechts auf diese Formatvorlage klickt und auf Ändern geht, dann kann man sich im Prinzip die Schriftart für den Index aussuchen – wir könnten den jetzt auch in Schriftgröße 14 formatieren – und man kann auch sagen, dass der Index linksbündig formatiert werden soll oder wie auch immer. Ich empfehle euch wie gesagt Times New Roman 12, wenn euer Haupttext auch Times New Roman 12 ist.

Den hängenden Einzug entfernen

Hier seht ihr schon, hier habe ich so einen kleinen Einzug darunter: Dieser Eintrag, der über mehrere Zeilen geht, der hängt hier ein kleines bisschen. Das liegt einfach daran, dass hier so ein Einzug gesetzt wird.

Auch zu den Einzügen und Tabstopps – das ist noch mal ein ganz eigenes Thema für sich – empfehle ich euch, wenn ihr euch damit noch nicht so richtig auskennt, schaut hier auf dem Channel, ich verlinke euch das auch in der Videobeschreibung. Da haben wir auch ein Video dazu, wo ich ausführlich erkläre, wie Einzüge und Tabstopps funktionieren. Ganz wichtige Grundlage in Word, dass man die einigermaßen versteht.

Diese zweite Zeile hier ist ein sogenannter hängender Einzug. Und ihr seht, wenn ich hier im Lineal oben das hin und her ziehe, dann kann ich den hängenden Einzug bestimmen. Aber ich finde, bei diesem Index sieht es besser aus, wenn da gar kein Einzug ist. Das heißt, den brauchen wir hier einfach nicht, den stelle ich jetzt einfach aus. Und das aktualisiere ich dann auch in der Formatvorlage: Dazu klicke ich rechts auf die Formatvorlage und wähle dann diesen Menüpunkt „Index 1 aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen“ – und dann wird das komplett in dieser Formatvorlage für den Index so übernommen.

Problem: zu lange Einträge

Ein kleines Problemchen noch: Ich habe extra so einen längeren Satz als Indexeintrag genommen, und ihr seht schon, das sieht hier ein bisschen komisch aus, weil dieses Wort sehr weit über den Rand hinausragt und mitten in die Seitenzahlen hineinragt. Das ist eigentlich ein kleiner Bug von Word – wobei, was heißt Bug, wahrscheinlich ist das für die Word-Entwicklung ein Feature, aber irgendwie ist es schon immer so, dieses Problem.

Das kann man im Prinzip nur lösen, indem man den Cursor an diese Stelle setzt, vor das Wort, von dem man möchte, dass es auf die nächste Zeile rutscht, und dann fügt man einen sogenannten weichen Zeilenumbruch ein. Wenn ihr nicht so richtig wisst, wie ein weicher Zeilenumbruch funktioniert oder was das genau ist, auch dazu gibt es ein Video auf dem Channel, zu Umbrüchen in Word. Ganz kurz gesagt: Man drückt einfach Shift und Enter, und dann wird dieses Wort automatisch auf die nächste Zeile gerückt. Also nicht einfach Enter drücken, sondern Shift und Enter – dann hat man diesen Eintrag viel besser aufgeteilt, als das Word so automatisch macht.

Das Problem an der ganzen Sache ist: Wenn wir unseren Index jetzt aktualisieren, indem wir rechts draufklicken und auf Felder aktualisieren gehen, dann werden uns diese Änderungen von Word wieder rückgängig gemacht. Also müsste man das ganz zum Schluss machen, bevor man eine PDF-Datei erstellt oder bevor man seine Arbeit druckt: Dann geht man noch mal über dieses Stichwortverzeichnis drüber und sorgt dafür, dass solche überlangen Einträge entfernt werden.

Ein zweites Verzeichnis anlegen

So, Freunde, jetzt zeige ich euch, wie man sich noch ein zweites Stichwortverzeichnis einfügen kann – und zwar kein normales Stichwortverzeichnis, sondern beispielsweise ein Personenverzeichnis. Oder ihr wollt noch ein Ortsverzeichnis einfügen, zusätzlich zu dem Stichwortverzeichnis, das ihr schon eingefügt habt.

Ich habe hier schon eine Überschrift für das Personenverzeichnis angelegt, das soll dann hier unten auftauchen. Der erste Schritt, um sich so ein zweites Verzeichnis einfügen zu können, ist, erst mal wieder die Einträge festzulegen, die in diesem Verzeichnis auftauchen sollen. Dazu gehen wir ganz genauso vor, wie ich euch das eben schon für das erste Verzeichnis gezeigt habe: Wir markieren uns hier im Text einfach irgendein Wort, das in diesem zweiten Verzeichnis auftauchen soll, und klicken hier wieder auf Eintrag markieren.

Wenn wir diesen Eintrag jetzt markieren, dann fügt uns Word hier natürlich wieder dieses Feld ein. Noch mal als Hinweis: Das wird nicht mitgedruckt, wenn man die Steuerzeichen ausschaltet, wird das auch wieder ausgeblendet. Das ist einfach nur dazu da, dass wir wissen, dass hier wieder ein Eintrag festgelegt wurde.

Der Schalter für das zweite Verzeichnis

Jetzt müssen wir Word natürlich sagen, dass dieser Eintrag nicht in dem ersten Index beziehungsweise Verzeichnis auftauchen soll, das wir zuerst eingefügt hatten, sondern in dem zweiten Index.

Dazu setzen wir den Cursor hier an die Stelle in dieser Feldfunktion, quasi vor die schließende Klammer, und fügen als Erstes einen Backslash und ein f ein, also einen sogenannten Schalter. Und dann geben wir sozusagen den Namen von dem zweiten Verzeichnis an – den Namen können wir ganz frei wählen. Um diesen Namen setzen wir Anführungszeichen, und zwar nicht solche typografischen Anführungszeichen, sondern so ein Zollzeichen. Mit Shift und 2 wird normalerweise so ein Zeichen eingefügt, aber Word ersetzt das dann immer automatisch durch ein typografisches Anführungszeichen. Deswegen drücke ich jetzt einfach Strg + Z, damit diese automatische Ersetzung von Word rückgängig gemacht wird – und dann haben wir hier auch ein richtiges Zollzeichen.

Das zweite Verzeichnis nennen wir meinetwegen Personen, also Personen für Personenverzeichnis, und das schließe ich dann wieder mit so einem Zollzeichen. Wie gesagt, wenn euch Word dieses Zeichen automatisch durch ein typografisches Anführungszeichen ersetzt, drücke ich hier einfach Strg + Z, um das rückgängig zu machen.

So muss das dann aussehen: Wir haben hinter unserem Eintrag Backslash f und den Namen des zweiten Verzeichnisses, den man frei wählen kann. Das macht man jetzt noch mit allen Einträgen, die ins zweite Verzeichnis sollen. Ich markiere hier wieder meinen Eintrag, klicke auf Markieren – und muss leider bei jedem von diesen Einträgen dann wieder Backslash f Personen dahinterschreiben. Am schnellsten geht es, wenn man sich diesen Schalter einfach kopiert, also markieren, Strg + C für Kopieren, und dann an dieser Stelle wieder einfügt.

Und so muss man das wie gesagt mit allen Einträgen machen, die man in seinem zweiten Verzeichnis haben will. Ist ein bisschen umständlich, aber ich sage mal: Wer schön sein will beziehungsweise wer sein Dokument schön haben will, der muss dann halt auch leiden. Jetzt haben wir drei Einträge festgelegt, und dann komme ich zum nächsten Schritt.

Das zweite Verzeichnis einfügen und umstellen

Der nächste Schritt ist natürlich, dass wir uns jetzt hier das Personenverzeichnis einfügen. Dazu setze ich den Cursor wieder an die Stelle, gehe hier im Reiter Referenzen auf Index einfügen, und dann öffnet sich wieder dieses Fenster, das ihr schon kennt. Dann stelle ich hier wieder ein, dass es zwei Spalten sind, die angezeigt werden sollen, und dass die Seitenzahlen angezeigt werden.

Wenn ich jetzt OK klicke, fragt mich Word erst mal, ob der Index, den ich vorher eingefügt hatte, ersetzt werden soll – und ich sage Nein, ich möchte ja, dass noch ein Index eingefügt wird. Ich mache mal die Steuerzeichen wieder aus, damit es nicht ganz so durcheinander aussieht. Und ihr seht schon, dass uns Word jetzt erst mal ganz genau dasselbe Verzeichnis eingefügt hat wie hier oben.

Wir wollen dieses Verzeichnis jetzt aber umwandeln in ein Personenverzeichnis beziehungsweise in ein Verzeichnis, das die Einträge aufführt, die wir eben als Personen festgelegt hatten. Das funktioniert wie folgt: Wir setzen den Cursor auf das Verzeichnis und drücken Alt + F9. Dann verschwindet das Verzeichnis plötzlich, und es wird hier die sogenannte Feldfunktion angezeigt. Das ist ein interner Befehl von Word, der Word sagt, dass genau an der Stelle ein Index mit diesen Parametern eingefügt werden soll.

Und das hier müssen wir jetzt genauso erweitern, wie wir das oben mit den Einträgen gemacht haben: Wir setzen den Cursor wieder vor diese schließende Klammer und geben ein Backslash f und Personen – oder wie auch immer wir das Verzeichnis genannt hatten. Ich habe das jetzt in der Zwischenablage, also füge ich mir das hier einfach ein.

Und wenn ich jetzt wieder Alt + F9 drücke, um mir alles anzeigen zu lassen: Erst mal hat sich nichts geändert. Aber wenn ich jetzt auf Felder aktualisieren gehe, dann wird mir das Verzeichnis tatsächlich so aktualisiert, dass da auch die Einträge angezeigt werden, die ich eben für das Personenverzeichnis gewählt habe.

Ihr seht, jetzt haben wir schon zwei verschiedene Verzeichnisse in unserem Dokument: ein Personenverzeichnis und einen normalen Index beziehungsweise ein normales Stichwortverzeichnis. Und genauso, auf diese Art und Weise, könnt ihr euch jetzt beliebig viele Verzeichnisse anlegen – also mit diesem Schalter Backslash f und dann in Anführungszeichen Personen. Oder wenn ihr noch ein Ortsverzeichnis einfügen wollt, dann nennt ihr das einfach Ort oder wie auch immer.

Zum Schluss

Leute, ich hoffe, das war einigermaßen verständlich für euch mit diesem Index. Ich sage mal so: So einen Index braucht jetzt nicht jeder. Ein Index lohnt sich wirklich nur bei sehr umfangreichen Arbeiten – für den Leser meine ich jetzt. Wenn die Arbeit wirklich sehr umfangreich ist und bei Arbeiten, die mehr oder weniger lexikalischen Charakter haben, dann lohnt es sich auf jeden Fall, so einen Index anzulegen. Es zieht aber natürlich sehr viel Arbeit nach sich – und noch viel mehr Arbeit habt ihr jetzt gesehen mit so einem zweiten Verzeichnis.

Und wenn ihr Fragen dazu habt, wenn irgendetwas nicht so recht funktioniert, wie es funktionieren sollte, dann schreibt uns einfach unten in die Kommentare. Ansonsten schaut auf unserem YouTube-Channel, da gibt es noch sehr viel mehr Tutorials rund um Word. Wir sehen uns im nächsten Video.