Wenn du Citavi zum ersten Mal öffnest, sieht es ungefähr so aus. Dein erster Gedanke ist wahrscheinlich: Ich wollte doch eigentlich nur eine Hausarbeit schreiben.

Die gute Nachricht ist: Den Großteil der Funktionen brauchst du vermutlich weder im ersten Semester noch für deine Bachelorarbeit. Ich habe Citavi deshalb auf das heruntergebrochen, was wirklich zählt: Quellen aufnehmen, PDFs verwalten, Zitate sammeln und am Ende direkt in Word ein Literaturverzeichnis erstellen, das sich automatisch aktualisiert.

Ich zeige dir jetzt Schritt für Schritt, wie das funktioniert. Du kannst direkt mitmachen, die einzelnen Funktionen ausprobieren und Citavi in kurzer Zeit kennenlernen. Legen wir los.

Installation, Citavi Picker und Word-Add-in prüfen

Bevor du Citavi startest, solltest du prüfen, ob alles richtig installiert ist. So kannst du anschließend direkt produktiv arbeiten.

Zwei Dinge sind dabei wichtig: der Citavi Picker für deinen Browser und das Citavi Word Add-in.

Öffne zunächst den Browser, den du normalerweise verwendest. Bei mir ist das Firefox. Nach der Installation von Citavi solltest du dort das Citavi-Symbol sehen. Wird es nicht direkt in der Symbolleiste angezeigt, findest du es möglicherweise unter den installierten Erweiterungen. Von dort kannst du es an die Symbolleiste anheften.

Danach öffnest du Word. Oben im Menüband sollte ein eigener Tab mit der Bezeichnung „Citavi“ erscheinen. Über diesen Tab musst du den Citavi-Aufgabenbereich öffnen können.

Nun kannst du Citavi starten. Bevor wir unser erstes Projekt anlegen, empfehle ich dir noch eine kleine Einstellung: Öffne die Optionen und ändere den Projektordner.

Standardmäßig speichert Citavi lokale Projekte in einem Ordner innerhalb deiner Benutzerdateien. Sinnvoller ist ein Ort, an dem du auch deine Unterlagen für die Hochschule oder deine Hausarbeit ablegst. Wähle möglichst einen Ordner, den du regelmäßig sicherst und zuverlässig wiederfindest.

Neues Citavi-Projekt anlegen

Jetzt legen wir ein neues Projekt an. Ein Citavi-Projekt kann theoretisch die Literatur für dein gesamtes Studium enthalten. Für den Einstieg empfehle ich dir aber, kleinteiliger vorzugehen und beispielsweise für jede größere Hausarbeit ein eigenes Projekt anzulegen.

Klicke auf „Neues Projekt“. Anschließend kannst du zwischen einem Cloudprojekt und einem lokalen Projekt wählen. In diesem Beispiel verwende ich ein lokales Projekt. Es wird auf der Festplatte an dem Speicherort abgelegt, den wir gerade ausgewählt haben.

Gib deinem Projekt einen eindeutigen Namen, beispielsweise „Hausarbeit Python“. Den Speicherort kannst du an dieser Stelle noch einmal ändern. Nach der Bestätigung legt Citavi das Projekt an und öffnet die Arbeitsoberfläche.

Die Oberfläche besteht im Wesentlichen aus drei Bereichen. Links sammelst und organisierst du deine Quellen. In der Mitte siehst du die Angaben zur ausgewählten Quelle und kannst unter anderem Zitate speichern. Rechts befindet sich der Lesebereich, in dem Citavi beispielsweise eine mit der Quelle verknüpfte PDF-Datei anzeigt.

Dazu kommen einige Menüleisten. Die meisten Funktionen benötigen wir für den Einstieg allerdings nicht.

Quellen manuell eintragen

Wenn du eine Seminar- oder Abschlussarbeit schreibst, musst du zunächst deine Quellen in Citavi aufnehmen. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen Titel manuell einzutragen.

Klicke dazu auf „Titel“ und anschließend auf „Neuer Titel“. Nun wählst du den passenden Dokumententyp aus. Besonders häufig benötigst du Monografien, Sammelwerke und Zeitschriftenaufsätze. Citavi bietet darüber hinaus viele weitere Dokumententypen an, etwa Gesetze oder Internetdokumente.

In diesem Beispiel tragen wir einen Zeitschriftenaufsatz ein. Nach der Auswahl öffnet Citavi die entsprechenden Eingabefelder.

Du beginnst mit der Autorin oder dem Autor. Bei mehreren Personen kannst du ein separates Eingabefenster öffnen und Vor- sowie Nachnamen nacheinander erfassen. Alternativ lassen sich mehrere Namen direkt in das Feld eintragen und durch Semikolons voneinander trennen.

Danach ergänzt du den Titel des Aufsatzes und den Namen der Zeitschrift. Je nach Quelle kommen der Jahrgang, die Bandnummer, die Ausgabe, die Seitenangaben und die DOI hinzu.

Das ist die klassische Methode: Du überträgst sämtliche bibliografischen Angaben von Hand. Citavi bietet allerdings mehrere Möglichkeiten, diesen Vorgang deutlich abzukürzen.

Quellen per ISBN, DOI oder URL importieren

Über die Funktion „ISBN, DOI oder andere ID hinzufügen“ kannst du viele Quellen automatisch übernehmen. Das funktioniert beispielsweise mit der ISBN eines Buches, der DOI eines Fachartikels, einer PMID oder teilweise auch mit einer URL.

Ich habe hier die Internetadresse einer Studie, die bei Springer verfügbar ist. Diese URL füge ich in das Eingabefeld ein und klicke auf „Eingabe übernehmen“.

Citavi prüft nun, ob sich unter dieser Adresse eine passende Quelle finden lässt. Kontrolliere vor dem Import, ob das angezeigte Ergebnis tatsächlich der Quelle entspricht, die du verwenden möchtest. Ist alles korrekt, klickst du auf „Importieren“.

Citavi übernimmt anschließend die bibliografischen Angaben. Du musst sie nicht mehr vollständig von Hand eingeben.

Bei einem ausgeliehenen Buch kannst du entsprechend die ISBN verwenden. Auch hier gilt: Prüfe die importierten Angaben immer noch einmal. Automatisch übernommene Daten können unvollständig oder fehlerhaft sein.

Literatur im Bibliothekskatalog recherchieren

Eine weitere Möglichkeit ist die Recherche in Bibliothekskatalogen. Klicke dazu auf „Recherchieren“.

Standardmäßig kannst du beispielsweise in der Deutschen Nationalbibliothek suchen. Dort sind grundsätzlich die in Deutschland veröffentlichten Werke verzeichnet.

Du kannst aber auch den Katalog deiner eigenen Hochschulbibliothek hinzufügen. Klicke dafür auf „Datenbank/Katalog hinzufügen“ und suche nach deiner Hochschule oder Bibliothek. Wer beispielsweise in Göttingen studiert, kann die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek auswählen.

Anschließend kannst du den Katalog direkt aus Citavi heraus durchsuchen. Ein sehr allgemeiner Suchbegriff wie „Python“ liefert allerdings viel zu viele Ergebnisse. Grenze deine Suche deshalb über weitere Begriffe und Filter ein.

Hast du eine passende Quelle gefunden, kannst du den Titel direkt übernehmen. Bei Bedarf lassen sich mehrere Treffer oder zusätzlich die vorhandenen Schlagwörter importieren. Damit landet die nächste Quelle in deinem Citavi-Projekt.

Quellen mit dem Citavi Picker übernehmen

Quellen von Webseiten kannst du außerdem mit dem Citavi Picker übernehmen. Öffne dafür die Seite, die du speichern möchtest. Das kann ein normales Internetdokument, aber auch die Seite eines wissenschaftlichen Aufsatzes sein.

Klicke anschließend auf das Citavi-Symbol im Browser. Der Picker bietet dir an, den gefundenen Titel in dein Projekt zu übernehmen.

In meinem Beispiel wird die Quelle zwar in Citavi eingetragen, der Picker lädt aber sehr lange und zeigt keine eindeutige Bestätigung an. Auch die zugehörige PDF-Datei wird nicht automatisch übernommen.

Solche Probleme können beim Citavi Picker vorkommen. Manchmal hilft es, das Projekt zu schließen und Citavi neu zu starten. Probiere aus, wie zuverlässig der Picker mit deinem Browser und den von dir genutzten Literaturdatenbanken funktioniert. Kontrolliere anschließend immer, welche Angaben und Dateien tatsächlich übernommen wurden.

Volltexte automatisch finden

Mit der Funktion „Volltexte finden“ kann Citavi prüfen, ob zu deinen aufgenommenen Quellen frei zugängliche Dokumente verfügbar sind.

Du kannst die Suche für einzelne markierte Titel oder für alle Quellen in deinem Projekt starten. Citavi durchsucht anschließend verschiedene Angebote nach passenden Volltexten.

Nicht zu jeder Quelle wird ein Dokument gefunden. Manchmal erscheint lediglich ein Link zu einer Webseite. In anderen Fällen findet Citavi tatsächlich eine PDF-Datei, lädt sie herunter und verknüpft sie direkt mit dem entsprechenden Titel.

Damit steht dir der Volltext unmittelbar im Citavi-Projekt zur Verfügung.

PDF-Dateien hinzufügen und bearbeiten

Findet Citavi keinen Volltext, kannst du eine bereits heruntergeladene PDF-Datei selbst hinzufügen.

Wähle dafür die betreffende Quelle aus. Im mittleren Bereich findest du die bibliografischen Angaben und weiter unten die Funktion „Lokale Datei“. Darüber suchst du die passende PDF-Datei auf deinem Computer und öffnest sie.

Citavi verknüpft die Datei mit der Quelle und zeigt sie im Lesebereich an. Handelt es sich um eine durchsuchbare PDF-Datei und nicht nur um eingescannte Seiten, kannst du direkt mit dem Text arbeiten.

Du kannst das Dokument im Vollbildmodus lesen, Textstellen farbig markieren oder Passagen als Zitate speichern. Wenn du wissenschaftliche Texte lieber ausdruckst, kannst du deine Markierungen anschließend trotzdem in Citavi übertragen.

Markiere dafür die entsprechende Textstelle in der PDF-Datei und speichere sie beispielsweise als wörtliches Zitat. Citavi ordnet das Zitat automatisch der Quelle zu.

Ich empfehle dir, wichtige Markierungen und Zitate möglichst direkt beim Lesen zu erfassen. Diese Wissenselemente kannst du später in Word übernehmen und musst die betreffenden Stellen nicht erneut suchen.

Zitate, Notizen und Wissenselemente speichern

Unter dem Begriff „Wissenselemente“ fasst Citavi verschiedene Inhalte zusammen, die du zu einer Quelle speichern kannst. Dazu gehören wörtliche und indirekte Zitate, Bilder, Kommentare, Gedanken und Zusammenfassungen.

Öffne bei der gewünschten Quelle den Tab „Zitate“ beziehungsweise „Wissen“ und klicke auf „Neu“. Anschließend wählst du die Art des Wissenselements aus, beispielsweise ein wörtliches oder indirektes Zitat.

Du kannst eine kurze Kernaussage formulieren und darunter den vollständigen Text der Passage einfügen. Bei einem wörtlichen Zitat solltest du direkt die Anführungszeichen ergänzen. Vergiss außerdem nicht, die genaue Seitenzahl einzutragen.

Hast du das Zitat direkt aus einer PDF-Datei übernommen, kannst du später von Citavi aus wieder zur ursprünglichen Textstelle springen. Das ist hilfreich, wenn du den Kontext prüfen oder die Passage noch einmal vollständig lesen möchtest.

Neben Zitaten kannst du auch eigene Kommentare oder eine Zusammenfassung der Quelle speichern. Diese Notizen lassen sich später für deine Haus- oder Abschlussarbeit weiterverarbeiten.

Wenn dein Projekt sehr viele Wissenselemente enthält, kannst du sie über Kategorien strukturieren. Für eine einzelne Hausarbeit reicht es am Anfang aber häufig aus, die Zitate und Notizen direkt bei den jeweiligen Quellen abzulegen.

Literatur mit der KI-Suche finden

Citavi bietet mit der „AI Paper Search“ auch eine KI-gestützte Literatursuche. Vor der ersten Nutzung musst du den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Danach kannst du dein Thema in ein größeres Textfeld eingeben. Das kann der vorläufige Titel deiner Arbeit, eine Themenbeschreibung oder bereits deine Forschungsfrage sein. Anschließend startest du die Suche.

Nach einer kurzen Wartezeit zeigt Citavi eine Liste mit potenziell relevanten Quellen an. Diese Ergebnisse darfst du allerdings nicht ungeprüft übernehmen. Die Funktion nimmt dir weder die Relevanzprüfung noch die wissenschaftliche Bewertung der Literatur ab.

Schau dir deshalb jeden Treffer genauer an: Passt die Quelle wirklich zu deiner Forschungsfrage? Ist sie wissenschaftlich belastbar? Benötigst du sie tatsächlich für deine Arbeit?

Mich überzeugt die KI-Suche von Citavi bisher nicht vollständig. Für die wissenschaftliche Literaturrecherche funktionieren spezialisierte Angebote wie Consensus aus meiner Sicht häufig besser.

Praktischer wäre für mich beispielsweise eine Funktion, die vorhandene Quellen oder PDF-Dateien direkt im Projekt zusammenfasst. Für solche Aufgaben kannst du derzeit andere Anwendungen wie NotebookLM oder Consensus verwenden.

Zitationsstil auswählen

Nachdem wir Quellen gesammelt, mit PDF-Dateien verbunden und Wissenselemente gespeichert haben, bereiten wir die Arbeit in Word vor.

Zunächst solltest du den Zitationsstil einstellen, den deine Hochschule oder dein Fachbereich vorgibt. Der voreingestellte Citavi-Basisstil ist für deine konkrete Arbeit wahrscheinlich nicht der richtige.

Öffne die Auswahl der Zitationsstile und suche nach dem benötigten Stil. In meinem Beispiel verwende ich APA für einen deutschsprachigen Text.

Achte darauf, die richtige Variante auszuwählen. Zitationsstile können sich je nach Sprache, Hochschule, Fachzeitschrift oder Fachbereich unterscheiden. Klicke auf „Hinzufügen“ und lege den ausgewählten Stil als Standard fest.

Citavi verwendet diesen Stil anschließend auch für die Quellenbelege und das Literaturverzeichnis in Word.

Citavi mit Word verbinden

Öffne nun dein Word-Dokument. Im Menüband sollte der Tab „Citavi“ erscheinen. Darüber öffnest du den Citavi-Aufgabenbereich.

Dieses Add-in verursacht erfahrungsgemäß gelegentlich Probleme. Wenn der Tab fehlt oder sich der Aufgabenbereich nicht öffnen lässt, kann es helfen, Citavi zu deinstallieren und anschließend neu zu installieren.

Ist das Add-in verfügbar, verknüpfst du dein Word-Dokument mit dem passenden Citavi-Projekt. Citavi zeigt dir dafür eine Liste deiner Projekte an.

Nach der Verknüpfung erscheinen im Aufgabenbereich die Quellen und Wissenselemente aus deinem Projekt. Unter „Titel“ findest du die Literatur, aus der du Quellenbelege einfügen kannst. Im Bereich „Wissen“ siehst du die gespeicherten Zitate und Notizen.

Quellenbelege und Seitenzahlen einfügen

Setze den Cursor in Word an die Stelle, an der du einen Quellenbeleg einfügen möchtest. Wähle anschließend im Citavi-Aufgabenbereich die passende Quelle aus und klicke doppelt darauf.

Citavi fügt den Quellenbeleg entsprechend dem ausgewählten Zitationsstil in deinen Text ein.

Möchtest du zusätzlich eine Seitenzahl angeben, öffnest du den eingefügten Nachweis über den Citavi-Aufgabenbereich. Dort kannst du beispielsweise die Seiten 13 bis 15 ergänzen und die Änderung bestätigen.

Bearbeite die von Citavi erzeugten Quellenbelege nicht direkt im Word-Text. Die Nachweise bestehen zunächst aus dynamischen Feldern. Änderungen solltest du deshalb immer über das Add-in vornehmen.

In meinem Beispiel funktioniert die Bearbeitung nicht zuverlässig: Die Seitenangabe wird nicht übernommen und auch eine gewählte Formatoption nicht korrekt umgesetzt. Das zeigt ein typisches Problem, das bei Citavi auftreten kann. Bestimmte Funktionen reagieren gelegentlich nicht oder das Word Add-in arbeitet nicht wie erwartet.

Normalerweise sollte die bestätigte Seitenangabe direkt im Quellenbeleg erscheinen. Probiere daher frühzeitig aus, ob die Verbindung zwischen Citavi und Word bei dir stabil funktioniert – und nicht erst kurz vor der Abgabe.

Gespeicherte Zitate in Word übernehmen

Neben einfachen Quellenbelegen kannst du auch deine gespeicherten Wissenselemente in Word einfügen.

Öffne dafür im Citavi-Aufgabenbereich den Bereich mit deinen Zitaten. Setze den Cursor an die gewünschte Stelle und klicke doppelt auf das passende Zitat.

Citavi übernimmt den gespeicherten Text und ergänzt automatisch den zugehörigen Quellenbeleg.

Deshalb ist es sinnvoll, wörtliche Zitate bereits in Citavi mit Anführungszeichen zu speichern. Dann werden sie später vollständig in Word eingefügt. Kontrolliere trotzdem noch einmal den Wortlaut, die Anführungszeichen und die Seitenangabe.

Literaturverzeichnis automatisch erstellen

Aus den in Word eingefügten Quellenbelegen erstellt Citavi automatisch ein Literaturverzeichnis. Es enthält nur die Quellen, die du im Dokument tatsächlich zitiert hast.

Sobald du den ersten Quellenbeleg einfügst, erscheint das Literaturverzeichnis normalerweise am Ende des Dokuments. Du kannst es dort ausschneiden und an der richtigen Stelle wieder einfügen – bei einer wissenschaftlichen Arbeit beispielsweise vor dem Anhang.

Wenn du bereits eine eigene Überschrift für das Literaturverzeichnis angelegt hast, kannst du die automatisch erzeugte Überschrift in den Citavi-Optionen deaktivieren. Alternativ lässt sich auch festlegen, dass Citavi gar kein automatisches Literaturverzeichnis einfügen soll. Dann müsstest du es allerdings selbst erstellen.

Das Layout passt du über die entsprechende Word-Formatvorlage an. Darüber kannst du beispielsweise Schriftart, Schriftgröße und Abstände an die übrige Gestaltung deines Dokuments angleichen.

Dokument in statischen Text umwandeln

Wenn deine Arbeit vollständig fertig ist, du alle Quellenbelege geprüft hast und das Dokument nur noch abgeben oder ausdrucken möchtest, solltest du die von Citavi erzeugten Felder in statischen Text umwandeln.

Solange die Citavi-Felder aktiv sind, bleiben die Quellenbelege und das Literaturverzeichnis mit deinem Projekt verbunden. Änderungen innerhalb des Projekts können sich dadurch weiterhin auf dein Word-Dokument auswirken.

Klicke deshalb im Citavi-Tab auf die Funktion zum Umwandeln in statischen Text. Citavi fordert dich auf, das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern. Das ist wichtig, damit die bearbeitbare Ausgangsversion erhalten bleibt.

Ich empfehle dir ohnehin, bei einer Abschlussarbeit mit verschiedenen Dateiversionen zu arbeiten. Vergib für die statische Fassung einfach eine neue Versionsnummer.

In der neu gespeicherten Datei wandelt Citavi die dynamischen Felder in normalen Word-Text um. Diesen kannst du anschließend direkt bearbeiten. Die Verknüpfung zum Citavi-Projekt besteht in dieser Fassung allerdings nicht mehr.

Fazit: Citavi oder Zotero?

Das waren die wichtigsten Citavi-Funktionen, die du benötigst, um direkt mit deiner wissenschaftlichen Arbeit zu beginnen. Du kannst Quellen sammeln, PDF-Dateien zuordnen, Zitate und Notizen speichern, Quellenbelege in Word einfügen und automatisch ein Literaturverzeichnis erstellen.

Die meisten weiteren Funktionen brauchst du für eine normale Haus- oder Abschlussarbeit zunächst nicht.

Ich persönlich empfehle inzwischen eher Zotero. Das Programm ist kostenlos und ähnlich aufgebaut: Auch dort verwaltest du links deine Literatur, siehst in der Mitte die Quellen und öffnest PDF-Dateien in einem eigenen Bereich. Die Oberfläche wirkt auf mich weniger überladen und Zotero funktioniert meiner Erfahrung nach mindestens genauso gut, teilweise sogar zuverlässiger.

Wenn deine Hochschule keine Citavi-Lizenz bereitstellt, musst du außerdem prüfen, ob sich die Kosten für Citavi für dich lohnen.

Auf diesem Kanal findest du auch ein ausführliches Zotero-Tutorial. Schau dir am besten beide Programme an und entscheide anschließend, welches besser zu deinem Arbeitsstil passt.

Grundsätzlich kannst du mit Citavi gut arbeiten – vorausgesetzt, das Programm und das Word Add-in laufen auf deinem System stabil. Teste die wichtigsten Funktionen deshalb rechtzeitig mit einem kleinen Projekt.

Wenn du Fragen hast, schreib sie gerne in die Kommentare. Wir sehen uns in einem der nächsten Tutorials oder Videos auf diesem Kanal. Euer Wolf.