Citavi oder Zotero: So entscheidest du

Bevor ihr euch entscheidet, eine Sache vorweg: Zotero habt ihr wahrscheinlich innerhalb von ein bis zwei Stunden im Griff. In Citavi müsst ihr euch deutlich länger einarbeiten. An vielen Hochschulen gibt es dafür eigene Seminare und Schulungen. Citavi hat sogar ein umfangreiches Handbuch – fast wie bei einer Software aus den 1990er-Jahren, bei der noch ein dickes Buch mitgeliefert wurde.

Wenn ihr in Vollzeit studiert, ist diese Einarbeitung wahrscheinlich kein großes Problem. Wenn ihr aber berufsbegleitend studiert, habt ihr vermutlich wenig Zeit für solche Spielereien.

Deshalb wird das hier kein klassischer Funktionsvergleich. Stattdessen zeige ich euch sieben Entscheidungskriterien, mit denen ihr herausfinden könnt, welche Literaturverwaltungssoftware besser zu eurem Studium und zu eurer Arbeitsweise passt.

Wenn ihr diese sieben Fragen beantworten könnt, wisst ihr wahrscheinlich schon ziemlich genau, welches Programm für euch die bessere Wahl ist. Legen wir los.

Betriebssystem

Der erste Entscheidungspunkt ist euer Betriebssystem. Wenn ihr einen Mac verwendet, könnt ihr die Desktopversion von Citavi nicht nutzen. Sie läuft nur unter Windows.

Citavi weist zwar darauf hin, dass ihr auf dem Mac eine virtuelle Maschine installieren könnt. Darin läuft Windows in einer abgetrennten Umgebung, in der ihr anschließend Citavi installiert. Dafür benötigt ihr unter Umständen zusätzlich eine Windows-Lizenz.

Für normale Nutzerinnen und Nutzer ist das aus meiner Sicht keine sinnvolle Lösung. Wenn ihr in der IT arbeitet und ohnehin Erfahrung mit virtuellen Maschinen habt, mag das eine Option sein. Für die meisten Studierenden ist der zusätzliche Aufwand aber unnötig.

Es gibt außerdem eine Webversion von Citavi, die ihr im Browser verwenden könnt. Von der würde ich allerdings aus verschiedenen Gründen ebenfalls abraten.

Unterm Strich ist die Entscheidung beim Mac deshalb ziemlich einfach: Nutzt Zotero oder eine andere plattformübergreifende Literaturverwaltungssoftware. Wenn ihr mit Windows arbeitet, könnt ihr dagegen beide Programme installieren und dieses Kriterium spielt für eure Entscheidung keine Rolle.

Kosten

Der zweite wichtige Punkt sind die Kosten. Wenn ihr nichts für eure Literaturverwaltungssoftware bezahlen möchtet, ist Zotero die naheliegende Wahl.

Zotero ist eine Open-Source-Software, die von einer Community weiterentwickelt wird. Ihr könnt das Programm kostenlos herunterladen, installieren und für eure wissenschaftlichen Arbeiten verwenden.

Citavi ist grundsätzlich kostenpflichtig. Ihr könnt es jedoch kostenlos nutzen, wenn eure Hochschule eine Campuslizenz anbietet. In diesem Fall ladet ihr Citavi über eure Hochschule herunter und aktiviert es im Rahmen eures Studiums.

Prüft deshalb zunächst, ob eure Hochschule eine solche Lizenz bereitstellt. Nach meiner Wahrnehmung kündigen allerdings immer mehr Hochschulen ihre Citavi-Campuslizenzen und empfehlen ihren Studierenden stattdessen Zotero.

Wenn ihr keine Campuslizenz habt und kein Geld ausgeben möchtet, spricht auch dieses Kriterium klar für Zotero.

Anzahl der Quellen

Der dritte Punkt führt uns stärker in das wissenschaftliche Arbeiten hinein: Wie viele Quellen möchtet ihr eigentlich verwalten?

Wenn ihr gelegentlich eine Hausarbeit und später eure Bachelorarbeit schreibt, arbeitet ihr wahrscheinlich nicht mit so vielen Quellen, dass die Literaturverwaltung unübersichtlich wird. Dafür reicht Zotero in der Regel vollkommen aus.

Bei sehr großen Literaturbeständen kann Zotero etwas unübersichtlicher werden. Citavi ist aus meiner Sicht stärker, wenn es um die Organisation zahlreicher Quellen, Zitate und weiterer Wissenselemente geht. Das Programm arbeitet stärker projektbezogen und bietet mehr Möglichkeiten, umfangreiche Bestände zu strukturieren.

Das kann besonders in Fachrichtungen relevant sein, in denen ihr sehr viel Literatur auswertet. Dazu gehören beispielsweise Geschichte, Literaturwissenschaften und verschiedene Sozial- oder Geisteswissenschaften.

Wenn ihr für eine Arbeit keine 50 oder mehr Quellen verarbeiten müsst, ist Zotero wahrscheinlich weiterhin ausreichend. Als grobe Faustregel würde ich sagen: Möchtet ihr deutlich über 100 Quellen verwalten und systematisch auswerten, kann sich Citavi lohnen. Unterhalb dieser Größenordnung kommt ihr normalerweise problemlos mit Zotero zurecht.

Akademische Ziele

Der nächste Punkt hängt eng mit dem Umfang eurer Literatur zusammen: Welches akademische Ziel verfolgt ihr?

Wenn ihr einen Bachelorabschluss erwerben und anschließend ins Berufsleben einsteigen möchtet, reicht Zotero normalerweise aus. Das Programm bietet alles, was ihr für typische Hausarbeiten und eine Bachelorarbeit benötigt.

Wenn ihr nach dem Bachelor noch einen Master anschließen möchtet, solltet ihr zusätzlich eure Fachrichtung berücksichtigen. Arbeitet ihr in eurem Studiengang besonders intensiv mit wissenschaftlicher Literatur? Erwartet ihr größere Projekte mit sehr vielen Quellen? Dann kann es sinnvoll sein, von Anfang an Citavi zu verwenden.

Wenn ihr sogar promovieren möchtet, würde ich eher dazu raten, euch frühzeitig in Citavi einzuarbeiten. Ihr könnt dann bereits während des Studiums Quellen, Zitate und Notizen sammeln und daraus schrittweise einen umfangreicheren Wissensbestand aufbauen.

Citavi bietet außerdem Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit anderen Personen. Das kann im Rahmen eines Forschungsprojekts oder einer Promotion ebenfalls relevant werden.

Überlegt euch deshalb, wo ihr mit eurem Studium hinmöchtet. Wenn ihr langfristig forschen oder promovieren wollt, spricht mehr für Citavi. Für den Bachelor und die meisten normalen Studienarbeiten ist Zotero dagegen völlig ausreichend.

Verfügbares Zeitbudget

Ein besonders wichtiger Punkt für berufsbegleitend Studierende ist das verfügbare Zeitbudget.

Wenn ihr wenig Zeit habt und nicht erst einen ganzen Nachmittag oder mehrere Tage in die Einarbeitung investieren möchtet, ist Zotero wahrscheinlich die bessere Wahl.

Die Oberfläche ist einfacher und übersichtlicher aufgebaut. Ihr werdet nicht mit unzähligen Funktionen, Schaltflächen und Einstellungsmöglichkeiten konfrontiert. Zotero beschränkt sich stärker auf das Wesentliche.

Das spart nicht nur Zeit bei der Einarbeitung, sondern auch während der späteren Arbeit. Eine übersichtlichere Oberfläche belastet euch weniger und ihr findet die benötigten Funktionen schneller.

Wenn Zeit für euch keine große Rolle spielt, weil ihr beispielsweise in Vollzeit studiert, könnt ihr euch auch ein oder zwei Tage nehmen, um Citavi ausführlich kennenzulernen. Dann ist die längere Einarbeitung möglicherweise kein entscheidender Nachteil.

Wenn ihr Studium, Beruf und Alltag miteinander vereinbaren müsst, würde ich dagegen eher zu Zotero tendieren.

Wissensorganisation

Beim Thema Wissensorganisation hat Citavi aus meiner Sicht die Nase vorn.

Ihr könnt nicht nur Quellen und Zitate speichern, sondern einer Quelle verschiedene sogenannte Wissenselemente zuordnen. Das können wörtliche oder indirekte Zitate, eigene Notizen, Kommentare oder auch Bilder sein.

Auch in Zotero könnt ihr Notizen und Zitate zu einer Quelle speichern. Citavi bietet aber mehr Möglichkeiten, diese Wissenselemente zu verschlagworten, zu kategorisieren und über größere Projekte hinweg zu verwalten.

Wenn ihr eure Literatur nicht nur sammeln, sondern systematisch auswerten und strukturieren möchtet, ist Citavi deshalb die stärkere Software.

Wenn ihr allerdings eine richtige persönliche Wissensdatenbank aufbauen wollt, halte ich weder Citavi noch Zotero für optimal. Dafür eignen sich andere Anwendungen besser, beispielsweise Notion oder – wenn ihr das professioneller und stärker vernetzt angehen möchtet – Obsidian.

Für eine einfache Wissensorganisation innerhalb eines wissenschaftlichen Projekts ist Citavi aber leistungsfähiger als Zotero.

Integration in Word

Der letzte Entscheidungspunkt ist die Integration in Word. Sie ist besonders wichtig, weil ihr eure gesammelten Quellen irgendwann in einem wissenschaftlichen Text verwenden möchtet.

Über die Word-Integration könnt ihr Quellenbelege und Zitate einfügen und automatisch ein Literaturverzeichnis erstellen. Grundsätzlich bieten sowohl Citavi als auch Zotero diese Funktionen an.

Nach meiner Erfahrung funktionieren beide Integrationen ähnlich gut – oder ähnlich unzuverlässig. Das kann teilweise auch an Word liegen, das selbst gelegentlich Probleme verursacht oder abstürzt.

Für meine letzte Hausarbeit habe ich Zotero verwendet. Ich konnte meine Quellenbelege in Word einfügen, bearbeiten und am Ende das Literaturverzeichnis erstellen. Allerdings kenne ich mich auch sehr gut mit Word aus und kann kleinere Probleme meist selbst lösen.

Bei meinem letzten Test mit Citavi hat die Integration dagegen nicht zuverlässig funktioniert. Quellenbelege ließen sich nicht richtig bearbeiten und Seitenangaben wurden teilweise nicht übernommen.

Ihr solltet deshalb frühzeitig ausprobieren, wie stabil das jeweilige Add-in auf eurem Computer läuft. Wartet damit nicht bis kurz vor der Abgabe eurer Haus- oder Abschlussarbeit.

Die Word-Integration ist zwar einer der wichtigsten Vorteile einer Literaturverwaltungssoftware. Bei der grundsätzlichen Entscheidung zwischen Citavi und Zotero nehmen sich die beiden Programme aber nicht viel. Ich würde die Wahl deshalb stärker von den anderen sechs Kriterien abhängig machen.

Wenn ich trotzdem eine leichte Tendenz nennen müsste, würde ich eher Zotero wählen. Die Integration ist weniger komplex und hat bei mir zuletzt zuverlässiger funktioniert.

Fazit und Empfehlung

Welches Programm besser zu euch passt, hängt vor allem von eurem Betriebssystem, eurem Budget, dem Umfang eurer Literatur, euren akademischen Zielen und der verfügbaren Zeit ab.

Wenn ihr einen Mac verwendet, wenig Zeit habt, nichts bezahlen möchtet und vor allem normale Hausarbeiten oder eine Bachelorarbeit schreibt, ist Zotero wahrscheinlich die bessere Wahl.

Citavi kann sich lohnen, wenn ihr mit Windows arbeitet, über eine Campuslizenz verfügt und sehr große Mengen an Literatur, Zitaten und Wissenselementen organisieren möchtet. Das gilt besonders, wenn ihr in einer literaturintensiven Fachrichtung studiert, einen Master plant oder später promovieren wollt.

Für die meisten Studierenden reicht Zotero aus. Citavi bietet zwar mehr Funktionen, verlangt dafür aber auch mehr Einarbeitung und wirkt im Alltag deutlich komplexer.

Schreibt mir gerne in die Kommentare, welches Programm ihr verwendet und wie eure Erfahrungen damit sind. Vielleicht gibt es auch einen wichtigen Punkt, den ich in diesem Vergleich übersehen habe.

Schaut euch außerdem unser Zotero-Tutorial und unser Citavi-Tutorial an. Beide Videos sind in der Beschreibung verlinkt. In etwa 45 bis 60 Minuten könnt ihr euch so einen praktischen Eindruck von beiden Programmen verschaffen.

Wir sehen uns in einem der nächsten Videos auf diesem Kanal. Euer Wolf.