Obwohl der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in deutschen Büros inzwischen zum Alltag gehört, bleibt der erhoffte Produktivitätsschub aus. Das zeigt die aktuelle Langzeitstudie „Arbeitswelten im Wandel 2026“, die unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von der AKAD University entstanden ist. Die Untersuchung basiert auf Daten der Büro-Kaizen GmbH und liefert differenzierte Einblicke in die digitale Transformation der Arbeitswelt.

Die Zahlen sind eindeutig: 94 Prozent der befragten Büroangestellten nutzen KI-Anwendungen wie Copilot oder ChatGPT, 93 Prozent speichern ihre Daten in der Cloud oder stehen kurz davor. Dennoch empfinden die meisten Beschäftigten nach wie vor rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit als ineffizient genutzt – vor allem durch unproduktive Meetings und ausufernde schriftliche Kommunikation. Besonders auffällig: Die Suchzeiten in digitalen Ablagen haben sich seit 2013 um 78 Prozent erhöht, was auf Defizite in der Datenorganisation und fehlende Standards zurückgeführt wird.

Die Studie macht deutlich, dass die technologische Verfügbarkeit allein nicht genügt, um Effizienzgewinne zu realisieren. Vielmehr fehlen in vielen Unternehmen verbindliche Regeln für digitale Ablagestrukturen und schriftliche Kommunikation. So existieren bei drei von vier Unternehmen keine klaren Vorgaben für den Umgang mit E-Mails und Dokumenten. Hinzu kommt, dass 40 Prozent der in Meetings gefassten Beschlüsse später nicht umgesetzt werden. Der Wunsch nach gezielter Qualifizierung ist groß: Vier von fünf Mitarbeitenden wünschen sich Unterstützung, um digitale Tools sinnvoller nutzen zu können.

Ein weiteres Problemfeld sieht die Studie in den Risiken unsauberer Datenorganisation. Wenn Zugriffsrechte nicht klar geregelt sind, können selbst sensible Informationen wie Gehaltsdaten versehentlich offengelegt werden. Außerdem führt der Einsatz von KI-Tools nicht automatisch zu klareren Arbeitsabläufen: Oft werden von Chatbots generierte, umfangreiche Texte an Teammitglieder weitergegeben, die dann zusätzliche Zeit für die Sichtung und Einordnung aufwenden müssen – mit negativen Folgen für die Prägnanz und Effizienz der Kommunikation.

Die Untersuchung der AKAD University zeigt darüber hinaus, dass flexible Arbeitszeitmodelle und hybride Arbeitsformen zwar neue Freiräume schaffen, aber nicht zwangsläufig zu einer Entlastung beitragen. Vielmehr verstärken sie häufig bestehende Belastungsstrukturen und lassen die tatsächliche Arbeitszeit ansteigen. Die Studienautoren empfehlen daher, neben technischer Infrastruktur vor allem in die Qualifizierung der Mitarbeitenden und die Entwicklung klarer digitaler Leitlinien zu investieren.

Mit Projekten wie dem ausgezeichneten „KI-Kompass“ und dem gezielten Ausbau von KI-Kompetenzen im Rahmen des Programms AKAD Plus setzt die Hochschule bereits seit Jahren auf die praxisnahe Vermittlung digitaler Schlüsselqualifikationen. Damit will die AKAD University nicht nur aktuelle Herausforderungen adressieren, sondern auch Impulse für die nachhaltige Gestaltung moderner Arbeitswelten geben.

Quelle: Pressemitteilung vom 13.05.2026
Veröffentlicht am 26.06.2026 08:18 von Christian Wolf