Christian: Herzlich willkommen hier im Podcast. Wir wollen über das Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement reden und im Vorgespräch haben wir schon gemerkt, dass wir das vielleicht nicht so im klassischen Sinne aufröseln müssen, wie man das oft hat, dass man alle möglichen Techniken abarbeitet. Ich habe gemerkt, dass für dich ein ganz wichtiges Thema das Thema Energiemanagement ist. Darüber wollen wir auch ganz besonders in diesem Podcast reden, aber natürlich ganz am Anfang über dich. Vielleicht stellst du dich erstmal kurz vor.

Anna: Erstmal vielen Dank für die Einladung, dass wir das heute hier zusammen machen. Ich bin Anna von Company of Time, mein eigenes Unternehmen sozusagen, und da dreht sich alles um die Themen Zeit- und Selbstmanagement. Darunter fällt natürlich auch Energiemanagement, darüber können wir gleich noch mal ein bisschen mehr sprechen, warum eben Energie parallel zum Zeitmanagement einfach auch wichtig ist.

Ich habe angefangen in 2021, hauptsächlich mit Selbständigen, überwiegend mit selbständigen Müttern zusammenzuarbeiten, alles unter einen Hut zu bekommen, sich gut zu organisieren. Oftmals bauen die nebenberuflich eine Selbstständigkeit auf, gerade wo dann nur Zeit am Abend bleibt, diese Zeit eben gut zu nutzen. Und auch hier die Frage des Energiemanagements, weil am Abend ist meistens gar nicht mehr so viel übrig vom Akku. Wie können wir eben trotzdem hier noch gute Fortschritte machen und das Gefühl haben, die Dinge im Griff zu haben? Jetzt mit dem Umzug, wir sind umgezogen von Kiel nach Sachsen-Anhalt, bin ich auch im Bereich Firmenworkshops für Aufgabenorganisation tätig. Und davor war ich recht lange bei der Bundeswehr und dann auch noch mal ein paar Jahre im Finanzamt.

Christian: Okay. Dein Fokus liegt im Prinzip vor allem darauf, Mütter, selbständige Frauen zu beraten. Das machst du auch in deinem Podcast, da erzählst du auch darüber. Kann ich auch empfehlen, verlinken wir natürlich auch in der Beschreibung. Aber ich hoffe, das ist trotzdem alles interessant auch für die Männer unter uns. Ich glaube, als Mann kann man auch ganz viel lernen von Müttern, von berufstätigen Müttern, wahrscheinlich auch von seinen Partnerinnen, weil die einfach die Dinge in der Regel noch wirklich sehr viel besser organisiert bekommen. Aber sag mal, du warst sehr lange bei der Bundeswehr. Kannst du vielleicht ganz kurz mal deinen Weg von der Schule bis zur Bundeswehr zeichnen? Wie bist du dahingekommen?

Anna: Es war ja immer die Frage, was macht man? So richtig habe ich mich nicht gefunden und viele waren zu dem Zeitpunkt von meinem Freundeskreis auch gerade im Grundwehrdienst und haben viel Positives davon erzählt. Mein Vater war früher selber auch bei der Armee und hat eigentlich da auch positiv drüber gesprochen. Es ist ein sicherer Job, vom Beamtenverhältnis her gesehen. Wenn man natürlich dann doch mal in Einsätze müsste, sieht das natürlich wieder anders aus, aber die Gefahrenlage war ja 2006 eine ganz andere, als wir zum Beispiel vielleicht heute darüber sprechen würden.

Dann habe ich den Eignungstest gemacht und das hat alles wunderbar geklappt. Bin dann 12 Jahre geblieben, habe da auch unterschiedliche Stationen durchlaufen, also von der Kraftfahrerin über Teileinheitsführerin war da alles dabei. Hab dort auch meine erste Ausbildung gemacht zur Chemisch-technischen Assistentin, war dann auch die letzten Jahre im Labor tätig in der Lebensmittelchemie. Und Auslandseinsatz in Afghanistan 2013 – das war tatsächlich noch mal eine Erfahrung, die einen doch prägt, einfach weil man sieht, wie andere Kulturen leben, wie auf uns reagiert wird, wie auch auf Frauen reagiert wird. Das ändert schon vieles, auch wenn man vieles vielleicht nur so hört und in der Doku sieht. Das ist was ganz anderes, wenn man live dabei ist.

Wir waren in dieser Labortätigkeit auch da gerade für die Wasseranalytiken mit den Brunnen und konnten zweimal das Lager nicht verlassen, weil speziell unser Trupp das Angriffsziel war. Da denkt man einfach schon anders über die Dinge. Auch wenn man nach Hause kommt, die Umgebung – ich habe Deutschland noch nie so grün erlebt, wenn man da einfach nur Monate oder Wochen nur Sand sieht. Das verändert viel in der Sichtweise, auch im eigenen Mindset.

Zum Schluss habe ich Laborarbeit gemacht, habe aber festgestellt, dass das auf Dauer nichts für mich ist, und bin deswegen noch mal in die Ausbildung zur Finanzwirtin im Finanzamt gegangen. Habe aber darauf festgestellt, dass mir so ein bisschen was gefehlt hat, und da bin ich eben auf diese Selbständigkeit gestoßen, weil dann auch immer mal wieder Fragen kamen: Mensch, wie organisierst du dich so gut? Ich hatte selbst die Erfahrung gemacht in der Bundeswehrzeit, damals 2013 mit dem Burnout, da wieder rauszukommen. So hat sich dieses Thema für mich im Leben auch entwickelt. Gerade wo ich dann selber Mutter geworden bin, habe ich immer mehr festgestellt, dass es gerade für Mütter ein interessantes Thema ist. Eigentlich soll es für alle ein Thema sein, aber viele wollen das manchmal noch gar nicht wahrhaben, dass sie an ihrem Zeitmanagement oder Selbstmanagement schrauben könnten, um sich das Leben leichter zu machen.

Christian: Da sind jetzt ganz viele Fragen aufgekommen. Vielleicht die brennendste: Wenn man dann zurückkommt aus so einem Land wie Afghanistan und aus so einer Situation, da hat man wahrscheinlich auch einen ganz anderen Blick auf seine Umgebung. Du hast gesagt, das kam dir alles grün vor, aber auch so, dass man alles auf Gefahrenlagen scannt. Ist das dann noch so, wenn man zurückkommt, wenn du jetzt rausgehst auf die Straße, dass du erstmal wirklich überall guckst, ob da irgendwo vielleicht eine Gefahr ist?

Anna: Ganz auf jeden Fall. Das hatte ich aber schon vorher. Durch diese ganzen Lehrgänge wurde man schon immer drauf getrimmt. Wenn Taschen irgendwo rumstehen, wo man nicht direkt einen Besitzer zuordnen kann, das merke ich innerlich immer, ich gucke dann immer noch so. Auch bin ich kein Mensch für große Veranstaltungen. Jemand anderes würde vielleicht von Phobie sprechen, aber das ist es tatsächlich gar nicht. Für mich ist das einfach so, dass man innerlich durch diese 12 Jahre drauf geprägt ist, den Überblick zu behalten, zu schauen. Das merke ich schon, ich weiß gar nicht, ob ich das jemals irgendwie loslassen kann.

Christian: Ja, aber das mag ich auch nicht. Ich habe Zivildienst gemacht. Mit Kindern gehe ich da ganz ungern auf so eine große Veranstaltung. Da hat man selber gar nichts davon eigentlich, man muss die ganze Zeit wirklich aufpassen.

Anna: Mehr geschwitzt als andere, ja.

Christian: Eine andere Frage, die sich mir gleich aufgedrängt hat: Lernt man bei der Bundeswehr auch irgendwie Zeit- und Selbstmanagement und Organisation?

Anna: Nicht direkt. Eigentlich bist du dafür selber verantwortlich. Das ist tatsächlich ein Thema, damit musst du selbst umgehen. Und durch diese unterschiedlichen Stationen und Einheiten, in denen ich war, habe ich ganz viele unterschiedliche Menschen kennengelernt, die mit allen Dingen so unterschiedlich umgehen und sich so unterschiedlich auch organisieren. Bei den einen hat es besser geklappt, bei den anderen so gar nicht. Das war dann tatsächlich auch mal ganz interessant und auch wie offen diejenigen sind für mal was Neues. Manche haben gesagt: „Ja, coole Idee, probieren wir mal aus." Und manche: „Nein, das war schon immer so, das bleibt so." Da erlebt man auch alles.

Christian: Okay, so wie man es bei allen möglichen anderen Behörden letztendlich auch hat. Und Burnout hast du als Stichwort schon genannt, habe ich auch in deiner Biografie gesehen. War das schon in der Bundeswehrzeit?

Anna: Genau, das war in der Bundeswehrzeit, das war nach Afghanistan. Das hatte grundsätzlich nichts mit dem Einsatz an sich zu tun. Beim Burnout ist es immer viel, sind alle Bereiche. Ich finde, man kann das schwer immer nur auf einen Bereich reduzieren. Privat war auch viel. Mein Vater war Alkoholiker und das hat mich sehr belastet im Einsatz, weil man dann doch ab und zu mal telefoniert hat und dann erzählt er irgendwas, dass irgendwas nicht passt, und dann war er natürlich alleine. Man macht sich Sorgen, weil ich kann nicht einfach mal dahinfahren, man ist einfach zu weit weg.

Dann war es die Arbeit: Ich war schon grundsätzlich immer sehr gut organisiert und habe auch super viel geschafft. Dafür habe ich auch Leistungsprämien bekommen, Sonderzahlungen, weil meine Arbeit wirklich top war. Das Problem ist, ich habe eigentlich über meinen Grenzen gearbeitet. Ich habe mich so gut organisiert, dass ich fünf Analysen parallel laufen lassen kann im Labor, aber mein Energiemanagement habe ich dabei völlig vergessen. Das ist auch ein Thema, was einfach super wichtig ist. Deswegen spielt das im Zeitmanagement einfach mit rein, weil ich mich dann ja so selbst in diese Strukturen reingestürzt habe, immer geschaut habe, dass ich viel schaffe. Das habe ich auch durch ein gutes Zeitmanagement erreicht, aber eben die Energie blieb auf der Strecke und irgendwann hat dein Körper halt gesagt: Jetzt ist Schluss.

Christian: Dann lass uns, das ist ein super Übergang, für das Thema, über das wir reden möchten: Energiemanagement, vielleicht als Ergänzung zu Zeitmanagement. Burnout kenne ich auch, auch wenn ich das jetzt nie habe diagnostizieren lassen. Ich habe in dieser Phase auch ganz viele Techniken versucht mir zu entwickeln, um irgendwie mehr Energie zu haben. Mit dir haben wir jetzt einen Profi für dieses Thema. Vielleicht sagst du uns erstmal ganz kurz, was eigentlich ganz konkret damit gemeint ist: Energiemanagement. Und warum ist das so wichtig im Zusammenhang mit Zeitmanagement?

Anna: Energiemanagement bedeutet, dass wir über den Tag einfach mentale Leistungsfähigkeit und körperliche Leistungsfähigkeit brauchen. Das ist unser Energielevel, das spiegelt das wider. Wenn wir gut geschlafen haben, uns gut erholt haben, dann stehen wir morgens mit einem recht vollen Akku auf. Und mit jeder Sache, die wir tun, ob das eine Entscheidung ist, ob das eine körperliche Anstrengung ist, sinkt eben dieser Akku. Dann muss man schauen, wie kriege ich das hin, dass mein Akku bis abends nicht komplett leer läuft. Es gibt Möglichkeiten, dass man den immer mal wieder ein bisschen aufladen kann, nie voll, aber ein paar Tricks oder Methoden, Strategien gibt es auf jeden Fall schon, dass man dann über den Tag auch ein bisschen mehr regenerieren kann. Aber wichtig ist einfach eine grundlegende Achtsamkeit und ein Verständnis dafür, dass wir einfach auch nur eine gewisse Leistungsfähigkeit am Tag haben.

Christian: Und was sind so typische Quellen von Dingen, die uns eher Energie geben?

Anna: Das kann gerade im Lernkontext ein klarer Fokus sein, dass mir überhaupt klar ist, was will ich jetzt lernen, wo will ich mich jetzt verbessern, und nicht einfach einen ganzen Stapel vor mir liegen zu haben, wo wir vielleicht Richtung Multitasking gehen. Dass man sich einen klaren Fokus einfach entwickelt.

Aber auch Interesse. Man hat viel mehr Energie, wenn man Bock auf etwas hat, wenn man wirklich wissen will, wie etwas funktioniert, anstatt wenn man sich hinsetzen muss und vielleicht gar nicht weiß, warum. Auch das ist eine emotionale Energiequelle, einen Sinn da zu haben.

Oder auch körperlich gesehen ist auf jeden Fall Bewegung wichtig. Wenn ich eine ganze Zeit nur sitze, tut mir das auch nicht gut. Der Körper braucht immer so ein bisschen Anspannung, Entspannung, das muss im Ausgleich sein, und das schaffe ich am besten durch Bewegung. Das muss nicht eine halbe Stunde joggen sein. Manchmal reichen einfach 5 Minuten rausgehen, 10 Minuten eine Runde um den Block.

Und Pausen sind super wichtig, nicht erst am Ende, wenn irgendwas passiert ist, sondern mittendrin, immer mal gut verteilt, und wirklich auch Pausen machen. Also für sich rauszufinden, was tut mir denn überhaupt gut. Bei dem einen ist es lesen, der andere denkt: Wenn ich jetzt noch lesen müsste, das zieht noch mehr. Der hört sich vielleicht lieber ein besonderes Lied an. Auch Musik kann uns Energie geben.

Christian: Pausen ist auch ein ganz großes Thema für mich. Ich bin in letzter Zeit auch wieder öfter am Limit. Ich bin häufiger krank, seit meine Tochter in die Kita kommt und da wirklich alles mitbringt. Ich kenne das eigentlich gar nicht von mir, aber ständig Schnupfen und mal hier das und jenes. Natürlich ist es dann auch irgendwie ein Stressor. Was ich aktuell merke, ist, dass ich sehr viel arbeite und da wenig Raum für Pausen ist. Deswegen habe ich mir jetzt als Challenge genommen, wirklich jeden Tag mal zwischen der Arbeit eine Stunde Pause zu machen und dann laufen zu gehen, also mit Bewegung kombinieren, spazieren, einfach raus in den Wald und eine Stunde spazieren. Ich kriege das aber nicht immer hin. Aber ich merke, wenn ich das hinbekomme, dann habe ich danach wirklich noch ein paar viel produktivere Stunden Arbeit vor mir, als wenn ich jetzt einfach nur von früh um 6 Uhr bis um 2 Uhr durchziehe. Pausen wirklich super wichtig. Es muss glaube ich auch nicht eine sehr lange Pause sein, sondern es kann auch mal einfach eine 15-Minuten-Pause sein.

Anna: Genau. Da finde ich auch immer wichtig, gerade wenn man selber merkt, okay, ich schaffe das nicht immer, mich daran zu halten. Wenn man es dann gemacht hat, das auch mal festzuhalten, zu sehen, was das wirklich bringt, dass man das noch mal für sich schwarz auf weiß hat. Und sich gegebenenfalls eine Art Selbsterinnerung zu schaffen, wenn man das in seinen Kalender einträgt, auch mit dahinter schreibt, was einem das wirklich bringt. Viele kennen das auch aus dem Fitnessstudio: Sie haben erst keinen Bock, und wenn sie dann gehen, fühlen sie sich danach gut.

Und einen Plan B zu haben: Wenn man denkt, eine Stunde ist mir eigentlich zu viel, was wäre so eine Option-B-Pause, wo man sagt, okay, diese Pause ziehe ich auf jeden Fall durch. Ob ich da jetzt Lust zu habe, ob ich da jetzt Zeit zu habe, ganz egal. Diese Pause mache ich auf jeden Fall, und wenn das 10 Minuten sind, dass man sich ein Option-B-Pause schafft.

Christian: Okay, gute Idee, sich das auch einfach in den Kalender zu schreiben, das ist so eine Verabredung mit sich selber. Man hat erstmal das Gefühl, das verschwendet jetzt irgendwie Zeit, aber letztendlich bin ich ja danach sehr viel produktiver. Tageslicht, ist das irgendwie auch so eine Energiequelle?

Anna: Ja, definitiv. Tageslichtlampen werden immer mehr genutzt, habe ich auch mitbekommen. Gibt es ja auch manchmal irgendwo bei Lidl in der dunkler werdenden Jahreszeit im Angebot, kann man auch immer mal gerne schauen. Macht auf jeden Fall einen Unterschied, sich da auch gut und gerne mal davorzusetzen, gerade wenn es in die Richtung dunklere Jahreszeit geht und wir nicht mehr so viel Tageslicht haben. Das ist ja einfach ein biochemischer Prozess: Wenn es dunkler wird, stellt sich unser Körper darauf ein, in die Ruhe zu gehen, und das ist natürlich schlecht, wenn wir eigentlich was zu tun haben.

Christian: Schlaf hast du auch schon genannt. Super wichtige Energiequelle. Für Mütter mit Kindern oder generell Familien wahrscheinlich eher schwierig häufig umzusetzen. Man kommt zu spät ins Bett, gerade wenn die Kinder noch sehr klein sind. Ein richtig erholsamer Schlaf, so dass man einfach 8 Stunden durchschläft, ist in der Familie nicht ganz so einfach möglich. Hast du vielleicht Tipps, wie man das verbessern kann?

Anna: Umso kleiner die Kinder, umso schwieriger ist es. Bei uns jetzt auch gerade, der Kleine ist über ein Jahr jetzt krank gewesen und die Nächte sind dann einfach unruhig. Wenn man die Möglichkeit hat und zu zweit ist, bin ich jemand, der auch mal sagt, dann auch mal getrennt schlafen. Dass man wirklich sagt, die eine Nacht ist der Partner dran, die andere Nacht die Partnerin, dass man da wirklich versucht, sich auch gegenseitig zu unterstützen.

Schlaf ist neben Ernährung und Bewegung einfach ein Basic im Energiemanagement. Da sollte man schon versuchen, reinzukommen. Und wenn man einfach merkt, gerade bei Kindern, dass die durch Krankheit ein bisschen angeschlagen sind, dann weiß ich eigentlich ja schon, dass die nächsten Nächte ein bisschen schwierig sind. Wenn ich nicht die Möglichkeit habe, das irgendwie zu tauschen, sollte man definitiv auch auf seinen Tag achten, dass man rechtzeitig reagiert und den Tag runterfährt, schaut, Prioritäten setzen und Grenzen setzen. Was muss jetzt hier wirklich Dringendes? Wo kann ich vielleicht Dinge abgeben? Wo kann ich Dinge verschieben oder mir Unterstützung holen?

Christian: Ja, aber viel bleibt dann auch nicht. Für mich ist dann einfach, wenn ich schlecht geschlafen habe, zu versuchen, tagsüber noch mal an irgendeiner Stelle ein bisschen zu entspannen. Sei es einfach in der Badewanne eine halbe Stunde zu liegen und abzuschalten oder eben spazieren zu gehen. Das hilft dann auch, das ein bisschen auszugleichen.

Anna: Umso höher wird die Bedeutung des Pausenmanagements dann über den Tag. Oder umso wichtiger.

Christian: Also das sind alles Energiequellen. Es gibt natürlich noch sehr viel mehr, Bewegung kann man auch noch ausführlicher drüber sprechen. Es gibt wahrscheinlich auch ein Zuviel an Bewegung, das dann auch wieder ein Räuber sein kann an Energie. Was sind denn so die typischen Energieräuber? Jetzt mal abgesehen von zu wenig Schlaf, hast du da Ideen?

Anna: Zum einen natürlich das Thema Perfektionismus, weil das einfach von innen heraus so Druck auslöst und mehr blockiert, als dass es irgendwie vorantreibt. Auch Vergleiche mit anderen, wenn ich dann eher schaue: Aber andere können das besser, andere sind weiter. Das kann natürlich mega viel Energie rauben.

Auch Multitasking, wenn wir keinen klaren Fokus haben, welche Themen wir jetzt wirklich konkret bearbeiten wollen, sondern irgendwie am besten alles parallel lernen möchten. Und eine gewisse Reizüberflutung kann auch ein Energieräuber sein, wenn einfach zu viele Reize durch offene Tabs, durch zu viele Quellen, durch alles, was über den Tag auf einen einströmt.

Selbstkritik auch, wenn ich selbst mit mir schlecht umgehe. Wir führen alle einen innerlichen Dialog mit uns, und wenn der im Negativen landet, ist das natürlich auch etwas, was sehr viel Energie zieht.

Christian: Beziehungen, kann das auch ein Räuber sein? Jetzt so sogenannte toxische Beziehungen oder Beziehungen, die eher von Konflikten geprägt sind?

Anna: Klar, das ist das Umfeld. Ein Umfeld kann eine Energiequelle sein, wenn es einen unterstützt, aber kann natürlich auch ein Räuber sein, wenn es eher kontraproduktiv ist, wenn es einen vielleicht noch runterzieht oder zusätzlich mit Problemen belastet, die gar nicht sein müssten. Das ist alles, was Energie kostet.

Christian: Also ein ganz wichtiger Schritt, sich mal über sein Energiemanagement Gedanken zu machen, wenn man vorhat, einfach besser organisiert zu werden. Mal zu gucken, wo kommt meine Energie eigentlich her, wo verliere ich viel Energie, was kann ich machen, um einfach mehr über den Tag verfügbar zu haben.

Ein anderes Thema, das für dich auch wichtig ist, wenn man sich deine Beiträge auf Instagram durchliest, ist Mindset und überhaupt das Thema Motivation. Kannst du uns erklären, warum du denkst, dass Mindset wichtig ist, wenn man sich mit Selbstorganisation beschäftigt?

Anna: Mindset ist ja grundsätzlich das, wie wir mit den Dingen umgehen. Und genau das ist es auch, wenn wir auf Herausforderungen schauen. Man kann zum Beispiel sagen: „Ich bin halt eben chaotisch, ich kriege das nicht hin." Das ist ein Glaubenssatz. Das Mindset besteht aus vielen Millionen Glaubenssätzen, die wir haben, und das sabotiert einen ja von vornherein, schon bevor man überhaupt angefangen hat, blockiere ich mich schon, weil ich sage: „Ich bin halt chaotisch, ich krieg das nicht hin." Wenn ich von mir selber das nicht erwarte, dann warum soll es dann funktionieren?

Wenn ich dann aber eher sage: „Okay, ich kann lernen, besser mit meiner Zeit umzugehen", dann bin ich dafür offen und auch bereit, Dinge zu verändern, eine Tür zu Wachstum, zu Veränderung aufzumachen, um Fortschritt zu machen. Mindset ist wirklich so eine Brille, die wir uns aufsetzen.

Christian: Und das Schöne ist, diese Brille können wir beeinflussen. Sich auch vorzustellen, dass eine Herausforderung schaffbar ist, anstatt zu denken: „Oh nein, wie soll ich das nur hinkriegen?" Wie gehe ich mit Überforderung um oder mit so einer gefühlten Überforderung? Da sind jetzt 1000 Dinge, die ich lernen muss, die Klausur steht an, und im Privatleben habe ich noch ganz viel Dinge, die mich beschäftigen. Wie gehe ich denn da zumindest auf mein Mindset bezogen mit so einer Überforderung um? Hast du da Tipps?

Anna: Ich würde immer erstmal so weit zurückschrauben, wie es geht. Nicht diesen großen Berg immer betrachten, sondern mir kleine Schritte raussuchen. Im Lernkontext ist es jetzt vielleicht nicht die Riesenprüfungsarbeit, sondern zu schauen: Welche Prüfungen habe ich? Überhaupt erstmal Ordnung reinbringen, Überblick schaffen, was konkret überfordert mich jetzt. Wenn ich sehe, okay, die Masse an sich ist es, was kann ich dann tun? Einfach aufteilen, das Runterbrechen von den großen Prüfungsblöcken in einzelne Themengebiete und darunter noch wieder in einzelne Aufgaben und vielleicht auch Übungskomplexe. Man kann eigentlich vieles recht weit runterbrechen und dann wirklich nicht den Fokus auf die Spitze des Eisbergs setzen, sondern unten auf die erste Stufe, die man erstmal gehen muss.

Vieles ist ein Prozess und Übung, an die wir uns gewöhnen müssen. Wenn ich ständig in der Selbstkritik war oder mit diesen Gedanken „ich bin halt eben chaotisch, ich krieg das nicht hin", das dauert auch ein bisschen, bis man das aufgelöst hat und einen inneren Dialog gefunden hat, der positiv ist und der sich auch stimmig anfühlt. Der große Schritt ist wirklich: Wenn ich sage, ich bin überfordert, es ist mir zu viel, das runterzubrechen und den ersten kleinen Schritt zu machen, und wenn der gemacht ist, den nächsten.

Christian: Und wenn das wirklich ein zu riesiger Berg ist, dann darf man sich auch nicht scheuen, da mal Hilfe in Anspruch zu nehmen. Negative Gedanken hast du jetzt auch schon häufiger angesprochen. Manchmal merkt man das ja gar nicht so richtig, dass man ein negatives Selbstbild von sich hat. Hier ist auch Achtsamkeit einfach wichtig, dass man das erkennt und dann versucht, es zu verbessern. Mir muss das ja erstmal auffallen. Aber jetzt haben wir vielleicht einen kleinen Anstoß dazu gegeben, da selber mal drauf zu achten, auf seine Gedanken zu passen.

Anna: Genau. Das ruhig mal aufzuschreiben und dann in die Prüfung dieses Glaubenssatzes reinzugehen. Stimmt das überhaupt so? Würde mir das auch jeder so bestätigen? Das ist die Möglichkeit, um Glaubenssätze aufzulösen, wirklich zu schauen: Ist das ein Fakt, den mir jeder Mensch bestätigen würde, oder ist das nur meine eigene Wahrheit? Und gibt es vielleicht noch zehn andere Wahrheiten, und vielleicht ist eine dabei, die mir eigentlich viel besser gefällt und die mir auch besser guttut? Und die dann nach und nach so anzunehmen.

Christian: Also auch Mindset wichtig. Etwas, wo man mit Achtsamkeit arbeiten kann, um mal zu gucken, wie denke ich über meine Herausforderungen, habe ich so ein Gefühl von Selbstwirksamkeit, dass ich das alles schaffen kann, dass ich das Studium schaffen kann.

Jetzt kommen wir in die ganz konkreten Möglichkeiten rein, die ich habe, um einfach noch besser organisiert zu werden. Auch hier, wenn man sich deine Beiträge durchschaut, ist Planung das A und O, habe ich den Eindruck. Deswegen lassen wir das jetzt unter der Überschrift laufen: Planung mit System, und zwar vom einzelnen Tag bis zum Semester. Kannst du uns vielleicht erstmal einführen, wie du konkret planst in deinem Berufsleben, vielleicht auch in deinem Privatleben? Hast du noch einen Kalender, so einen ganz klassischen analogen Kalender, oder machst du das alles digital?

Anna: Ich bin ein Hybridplaner. Ich plane beides, also digital und analog. Ich hatte es mal eine Zeit lang versucht ohne Buchkalender, aber ich merke einfach, da bin ich doch der haptische Typ und mir fehlt das dann. Ich mache da immer gerne auch mal meine Notizen rein. Ich habe oftmals entweder einen Tages- oder einen Wochenplaner mit Zeitleiste, weil ich ein Fan von Timeblocking bin. Das kann ich nur jedem empfehlen, das für sich zu nutzen. Es gibt unterschiedliche Varianten, man muss nicht den Tag komplett durchblocken, aber sich Themenblöcke zu schaffen ist auch eine Art von Timeblocking, oder eben sich Fokuszeiten zu setzen.

Wenn ich dann zum Beispiel merke, ich habe mir um 13 Uhr einen Block für Konzentrationsarbeit gesetzt, und stelle fest, dass es nach dem Mittagessen nicht geht, dann habe ich mir das vermerkt. Mensch, Anna, nach dem Mittagessen brauchst du nichts hochkonzentrationstechnisch Anspruchsvolles einplanen, da wirklich eher was Leichtes, was leicht von der Hand geht oder was Aktives. Und das mache ich einfach gerne in meinem haptischen Kalender. Das kann man natürlich auch digital machen, je nach Vorliebe.

Zusätzlich nutze ich Notion, um meine ganzen Aufgaben im Überblick zu behalten. In der Zusammenarbeit mit Kunden empfehle ich für Anfänger immer gerne Trello, weil Trello meines Erachtens einfacher ist vom Handling her als Notion. Notion bietet auch die Gefahr, sich zu verzetteln, da kann man hier noch was einfügen und dort, und schon sind gefühlt drei Stunden weg und nichts geschafft.

Von der Planung her bin ich auch persönlich ein Fan des Rückwärtsplanens. Wenn ich persönlich plane, schaue ich auf mein Ziel. Das kann das Jahresziel sein. Das breche ich runter auf ein Quartal, auf den Monat, auf die Woche, auf den Tag. So würde ich das auch im Studium sehen, dass man sich sein Semester anschaut, was kommt an Kursen, dann für den Monat rauszuschauen, welche Themengebiete speziell sind, welche Arbeiten man gegebenenfalls machen muss, ob es bestimmte Prüfungstermine und Abgabetermine gibt. Und dann kann ich daraus einzelne Themen für die Woche runterbrechen. Im Tag geht es dann darum, die Wochenziele und den Wochenplan umgesetzt zu bekommen und das so zu verteilen, dass es passt.

Dabei ist auch viel Prioritäten setzen wichtig. Unsere Liste wird immer länger sein, als wir Zeit dafür haben. Und wenn das nicht so wäre, dann ist immer die Frage, sind wir dann am Lebensende angekommen? Von daher bin ich eigentlich immer ganz froh, dass mehr auf meiner Liste steht, als ich dafür Zeit habe. Aber das bedeutet natürlich ganz klar Prioritäten zu setzen und sich abzugrenzen, ganz bewusste Entscheidungen zu treffen: Womit setze ich mich jetzt auseinander, wo gebe ich jetzt Zeit und Energie hin und wo definitiv nicht.

Christian: Also ich stehe jetzt am Anfang meines Semesters, dann fange ich nicht an, meinen nächsten Tag zu planen, sondern ich fange erstmal an, das Semester an sich zu planen. Also die Deadlines, Klausuren, wenn man sie schon weiß. An vielen Hochschulen ist ja mittlerweile so, dass man jederzeit seine Klausur online schreiben kann, gerade im Fernstudium. Da kann man sich sogar selber festlegen, wann man diese schreiben möchte, kann das mit seinem Biorhythmus abstimmen und so weiter, welche Module man absolvieren möchte. Und dann kann man zur Monatsplanung übergehen. Können wir vielleicht noch mal kurz bei der Monatsplanung bleiben? Wie machst du das? Überlegst du dir dann für ein ganzes Jahr, was du in jedem Monat machen möchtest, oder immer am Anfang eines Monats?

Anna: An sich ist das hauptsächlich aus meinen Jahreszielen heraus abgeleitet. Wenn man Jahresziele hat, ergeben sich daraus automatisch Themenbereiche für den Monat, und da lege ich dann meinen Fokus drauf. Dann schaue ich mir im Monat an, okay, ist das Ganze auch realistisch machbar? Das ist natürlich manchmal ein bisschen schwierig einzuschätzen, aber bei Zielen geht es oftmals eher um den Fortschritt und um den Weg. Und wenn ich dann am Ende doch einen Monat länger brauche, ist das bei mir persönlich nicht so wichtig. Sieht natürlich in der Lernphase, wenn ich eine gewisse Prüfung habe, anders aus, da hat man einen Termin. Bis dahin sollte man dann auch vorbereitet sein. Außer man hat heutzutage die Möglichkeit, das selber zu gestalten, sich selbst anzumelden, dann hat man natürlich auch ein bisschen Spielraum.

Grundsätzlich ist auch immer noch Puffer da, manchmal gibt einem das Leben ja irgendwas oder man entdeckt irgendwas, was man eigentlich ganz interessant findet und doch gerne noch mit aufnehmen möchte.

Christian: Und im Wochenplan, bei mir ist es jetzt so, da muss ich ungefähr 5 Stunden die Woche investieren für eine Weiterbildung, um zügig voranzukommen, plus minus 2 Stunden. Und ich habe so die Tage im Kopf, an denen ich viel schaffe, auch aus meiner Lernhistorie heraus weiß ich, dass ich an diesen Tagen besonders produktiv sein kann, meistens in der Mitte der Woche interessanterweise.

Und dann der Tagesplan. Wie macht man das eigentlich? Bei mir ist es häufig so, bevor ich früh aufstehe, so um 5 oder 6:30 Uhr, liege ich noch eine Viertelstunde da und überlege, was mache ich heute eigentlich ganz konkret, woran werde ich als Erstes arbeiten. Aber das erscheint mir irgendwie so ein bisschen unstrukturiert. Wie würdest du vorgehen?

Anna: Ich würde immer empfehlen, das schon am Vorabend zu machen. Das ist wieder so ein Thema von Entscheidungen. Du liegst ja morgens im Bett und triffst deine Entscheidungen, und diese Entscheidungen kosten dich schon Energie. Das ist eine eigentlich unnötige Energie, die du schon in viel wichtigere Prozesse reinstecken könntest. Am Abend, wenn die Entscheidungsenergie schon recht niedrig ist, können wir diese wenige Energie, die wir dann noch haben, für solche Entscheidungen ganz gut nutzen: Wie soll unser Tag aussehen?

Ich bin ein Fan von der Wochenplanung, um einfach schon eine grobe Wochenstruktur zu schaffen, und dann den Tag vorher eigentlich nur noch mal zu schauen: Was ist am nächsten Tag? Hat sich vielleicht doch was verschoben? Haben sich Prioritäten geändert, weil irgendwas dazwischengekommen ist? Oder bleibt eigentlich alles so wie geplant?

Und dann eine Tagesstruktur vielleicht mit Timeblocking zu schaffen. Wie gesagt, man muss es nicht minutiös durchtakten, aber dass man zumindest weiß: Dieser Zeitraum ist meine Morgenroutine, da habe ich mit den Kindern familienmäßig zu tun, da bin ich auf der Arbeit, da ist Privatleben oder Familienzeit, da machen wir Haushalt, und da wäre dann vielleicht abends meine Lernphase. Einfach um so eine gewisse Struktur zu haben, um sich selbst Sicherheit zu geben.

Wenn ich mich in entsprechenden Bereichen befinde, beschäftige ich mich mit den Sachen, die in diese Bereiche fallen. Wenn ich auf der Arbeit bin, brauche ich mich nicht mit Sachen, die mit dem privaten Bereich zu tun haben, zu beschäftigen, weil das macht die Arbeit schlechter und bringt einen in der privaten Sache meistens auch nicht weiter. Sich das einfach mal zu visualisieren: Wo bin ich eigentlich gerade körperlich, und entsprechend dann auch geistig.

Christian: Also nicht so unstrukturiert in den Tag hineinleben, sondern tatsächlich vielleicht sich sonntags anfangen einen Wochenplan zu machen, die Planung, die man schon hat, noch mal genauer anzugucken, ob man das hinbekommen kann die Woche. Und dann kann man morgens einfach aufstehen, los geht's, und man macht seine Dinge, die man sich vorgenommen hat. Was hältst du von To-do-Listen?

Anna: Finde ich eigentlich wichtig, wenn es eine strukturierte To-do-Liste ist. Du brauchst ein System, und da sind To-do-Listen im übertragenen Sinne auch beinhaltet. Man könnte zum Beispiel eine Sammel-To-do-Liste haben, wo wirklich einmal alles drauf steht, und dann aber noch eine To-do-Liste für den Tag oder für die Woche, wo nur die Dinge drauf sind, die wirklich für diese Tage relevant sind, um einen Fokus zu behalten, um sich aber auch selbst nicht zu überfordern.

Wenn ich nur mit einer Liste arbeite, wo immer alles drauf steht, dann fühlt man sich auch mal schnell erschlagen und blockiert sich dadurch. Dann lieber zu sagen: „Okay, ich reiß mir da ein Stück von ab und das ist mein Fokus für den Tag, für die Woche." Natürlich im realistischen Maß. Als Faustregel könnte man sagen, maximal 60 Prozent sollte man verplanen und die restlichen 40 Prozent werden oftmals sehr gerne selber gefüllt, oder man hat doch auch mal zusätzlich Pausen oder braucht bei dem einen oder anderen einfach mal ein bisschen länger. Diese Spielräume dann zu haben.

Christian: Mir helfen To-do-Listen häufig, wenn ich so ein Gefühl von Überforderung habe, dass ich einfach mal alles auf den Zettel schreibe. Manchmal merke ich, da sind auch ganz kleine Aufgaben dabei, die mich aber trotzdem gedanklich stressen, weil die nicht abgeschlossen sind. Dann mache ich die einfach ganz schnell weg, kann sie durchstreichen, und dann sehe ich schon konkreter, dass da eigentlich gar nicht so viel ist, was mich gedanklich überfordert hatte.

Ansonsten habe ich häufig auch einfach Zettel auf meinem Schreibtisch liegen von Dingen, die ich noch erledigen müsste. Erscheint mir manchmal aber auch so ein bisschen unorganisiert. Da steht dann einfach eine Notiz drauf, jemand muss ich noch eine E-Mail schreiben, aber wann ich das konkret mache, steht da nicht dabei meistens.

Anna: Ja, das ist immer, wenn wir nicht eine klare Entscheidung darüber treffen, was passiert jetzt damit. Da setze ich an, auch in meinen Firmenworkshops: Es geht um so ein Aufgabenorganisationssystem, dass ich aus diesem Kopfchaos und dieser Verzettelung rauskomme.

Dass ich mir so eine Art Sammelstation einrichte. Wenn ich das analog mache, kann das ein Notizbuch sein. Wenn ich das digital mache, kann das Notion sein. Dass man Dinge, die man sich immer irgendwo aufschreibt, da sammelt, das Ganze aber auch regelmäßig macht, wirklich mal alles rausschreiben. Braindump nennt man das. Das landet dann da drin, und dann schaue ich: Was ist das überhaupt? Ist das eine Aufgabe? Ist das eigentlich noch eine Idee? Ist das ein Projekt, was organisiert oder geplant werden muss? Dementsprechend strukturiert man sich das.

In der Wochenplanung dann zu schauen von dieser Liste: Was ist jetzt wirklich relevant, was möchte ich zeitlich einplanen? Wenn ich merke, okay, das ist was, das sollte erledigt werden, meine Zeit ist vielleicht zu knapp, wie kann man das runterbrechen? Kann man Dinge miteinander verbinden? Kann vielleicht auch mal jemand anderes das machen? Im Familienkontext fragen oder im Beruflichen den Kollegen um Unterstützung bitten.

Das schafft auch wieder mentale Leistungsfähigkeit, wenn ich einfach weiß, ich habe ein System, auf das ich mich verlassen kann. Da geht nichts verloren, ich muss mich nicht ständig an irgendwas erinnern. Gerade der Punkt, den du angesprochen hast, dass die Dinge nicht abgeschlossen sind, das sind dann immer so Schleifen, die im Kopf laufen. Wenn ich die Möglichkeit habe, Dinge abzuschließen, dann abschließen, weil dann kann das Gehirn einen Haken dran machen.

Sich ein System schaffen, was einem die Sicherheit gibt, dass nichts mehr irgendwo verloren geht. Und selbst die Planung gibt dann Sicherheit, weil man weiß, ich habe das geplant, die Zeit ist dafür da, das Zeitfenster habe ich mir geblockt. Es kommt immer mal was dazwischen, natürlich, das ist das Leben, aber wenn der Plan wirklich zu uns passt, dann halten wir uns auch daran, und dadurch kriegen wir immer mehr die Sicherheit, uns um uns selbst und unsere eigenen Sachen zu kümmern.

Christian: Du hast Sammelstation gesagt, damit sind wir eigentlich auch schon beim Thema Tools. Was gibt es so für konkrete Tools, also Apps und Software auf der einen Seite, aber auch Methoden, die man im Bezug auf Zeitmanagement anwenden kann? Was sind so deine Top-Tools zur Organisation? Du hast jetzt schon Kalender und sowas genannt. Was ist ein ganz konkretes Tool, das du immer wieder benutzt? Bei mir zum Beispiel Notion zur Wissensorganisation. Was ist es bei dir?

Anna: Bei mir geht nichts ohne einen Kalender und ein Notizbuch. Das muss ich sagen, der Kalender ist ein Must-have-Tool, egal ob digital oder analog. Man braucht einfach einen Kalender, um nicht nur Termine zu sehen, sondern auch wirklich Dinge eintragen zu können, die wichtig sind. Deswegen bin ich auch ein Fan von so einer Zeitleiste. Digital ist das ja oftmals vorgegeben, aber auch wenn ich mir einen haptischen Kalender kaufe, schauen, dass ich da eine Timeline drin habe oder mir eine Timeline reinzeichne.

Das finde ich immer noch das Beste, was man machen kann. So passiert es auch weniger, dass man sich überplant. Wenn man sich Dinge einträgt, dann wenn sie auch stattfinden und die Zeit, die das in Anspruch nimmt. So kann es nicht passieren, dass sich drei Termine überlagern. Ich stell mir alleine schon furchtbar anstrengend vor, wenn ich die ganze Zeit einen ganzen Monat meine Termine im Kopf haben müsste.

Und ein Notizbuch, weil diesen Braindump mache ich regelmäßig und das mache ich gerne über Handkopfkoordination. Das befreit mich noch mal ein bisschen mehr. Viele Dinge übertrage ich dann noch gerne in Notion, da organisiere ich mich.

Bin aber auch jemand, der sagt: weniger ist mehr. Viele kommen dann mit: „Ich habe noch die App und noch die App und wir haben noch das als Familie." Und dann hast du zehn Apps, wo ich denke: Das sind ja auch wieder zehn Dinge, woraus andere Dinge resultieren können, zehn Bereiche, die du erstmal abchecken musst. Von daher lieber weniger als mehr.

Man braucht eigentlich nicht viel. Ein Kalender und Notizbuch oder vielleicht eine Art Notiz-App wie Notion, aber auch da Achtung mit Ablenkungsgefahr.

Christian: Absolut wichtig, Kalender. Für mich auch. Ich habe da auch mehrere Kalender. Einen Müllkalender, wann muss ich den Müll rausbringen, steht das ganze Jahr da drin, kann man sich einmal am Jahresanfang importieren. Den schalte ich aber meistens aus, da werde ich dann einfach nur mittwochs dran erinnert. Ansonsten noch einen privaten Kalender, einen geschäftlichen Kalender, einen Geburtstagskalender. Das ist auch wichtig für mich, dass ich nicht im Kopf Stress kriege: Ach, wann hat der oder diejenige Geburtstag gehabt? Das steht da einfach drin, dann werde ich dran erinnert.

Und auf der anderen Seite ein Tool zum Wissensmanagement. Ich benutze auch Notion. Notion muss man sich auch ein bisschen zurechtbauen, damit das richtig gut funktioniert. Viele im Studium nutzen Microsoft OneNote, ich denke mal, das ist ähnlich gut. Da kann man sich jetzt keine Task-Management-Boards bauen, wo man Kärtchen hin- und herschieben kann. Das ist mehr für Notizen, wie so ein digitaler Ordner mit Unterlagen. Deswegen meine Empfehlung, einfach mal Notion angucken. Wenn das für euch passt, nutzt einfach das, und viel mehr braucht ihr nicht. Mittlerweile gibt es bei Notion auch einen Kalender, soweit ich weiß.

Anna: Ja genau. Wenn man es wirklich einfach halten möchte und nur etwas haben will, wo man seine Aufgaben übersichtlich hat und kategorisieren kann, entweder in die tagesaktuelle To-do-Liste oder eine „Irgendwann"-Liste, kann ich auch Trello empfehlen. Das ist wirklich super einfach im Handling. Bei Notion kann manchmal noch ein bisschen Schwierigkeit sein. Bei Trello sind es einfach mehrere Listen, die man anlegen kann. Die kostenlose Variante reicht super easy aus.

Christian: Habe ich auch lange benutzt. Irgendwann bin ich dann zu Notion gewechselt, damit ich wirklich alles in einem habe. Für das Unternehmen brauchen wir das, da kann das ruhig auch komplex sein, da gibt es noch ganz viele Schnittstellen, über die man es auch aus anderen Programmen ansteuern kann. Aber genau, schaut euch einfach mal Trello an als etwas einfacheres Tool. Dann braucht ihr trotzdem noch irgendwas, wo ihr Notizen machen könnt.

Kommen wir mal zu konkreten Techniken, mit denen man ein bisschen fokussierter arbeiten kann und die Zeit, die man sich geblockt hat, wirklich sinnvoll nutzen kann. Pomodoro wäre so der Klassiker, der mir da einfällt.

Anna: Ja, bin ich voll bei dir. Pomodoro gibt einfach automatisch Pausenzeiten vor. Wir haben eine feste Fokuszeit, in der Regel sind es 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause, und das mal vier, dass wir ungefähr auf 2 Stunden kommen. Das kann man aber auch auf sich anpassen. Wenn ich merke, meine Konzentration ist schon nicht mehr so, ich schaffe diese 25 Minuten nicht, dann passt es einfach an. Dann machst du halt nur 15 Minuten und dann eine kleine Pause und wiederholst das.

Oftmals sagt man maximal diese 2 Stunden, weil das vom Denkprozess her gut reicht, dann brauchen wir eine längere Pause, am besten auch etwas, was nichts mit der Tätigkeit zu tun hat. Wenn es Lernen ist, also Denkarbeit, dann wegkommen von dieser Denkarbeit und entweder was Körperliches machen oder was Kreatives, was einfach unserem Gehirn so ein bisschen was anderes gibt, um aus dieser monotonen Arbeit rauszukommen.

Christian: Bei mir sind es eher die 45 Minuten. Mit 25 Minuten komme ich auch zurecht, wenn ich wenig Zeit habe und denke, ich möchte jetzt trotzdem was machen. Aber gerade wenn ich eine umfangreichere Aufgabe vor mir habe, dann lass ich mich ungern rausreißen nach 25 Minuten. Manchmal reichen auch die 45 nicht aus, aber das geht dann vielleicht schon in Richtung Deep Work, was eigentlich auch eine Technik ist, um fokussiert zu arbeiten. Was hältst du davon?

Anna: Genau, es ist eben immer die Frage: Um was geht es? Was mache ich? Und wie konzentriert kann ich auch selber arbeiten? Was habe ich überhaupt momentan für ein Konzentrationslevel? Da kann ich eben auch 45 oder 50, ich kann auch 60 Minuten machen. Nur irgendwann ist es schon so, dass es in die gegengesetzte Richtung geht. Am Anfang steigt die Konzentration und man kommt vielleicht so ein bisschen in den Flowmodus, aber dann wird es irgendwann anstrengend und dann kippt die Energie. Umso länger ich dann drin bleibe, umso mehr Energie verbrauche ich. Deswegen ist dieses Pausen machen wichtig, auch wenn man vielleicht denkt: „Ich will eigentlich weitermachen." Da wirklich sagen: Ich mache jetzt kurz einen Cut, bewege mich 5 Minuten und steige dann wieder ein.

Wenn ich gerade Sachen habe, wo ich weiß, da muss ich mich erstmal reinfinden, dann kann es auch gut sein, dass ich wirklich mal 60 bis 90 Minuten durchziehe. Es sollte danach aber definitiv auch eine gute Pause drin sein.

Beim Lernen kann es auch manchmal ganz gut sein – ich habe das in einem Lernbuch gelesen – die sogenannte Flowodoro-Technik: Dass ich so lange lerne, bis ich merke, jetzt ist meine Konzentration weg oder ich lasse mich ablenken. Dann stoppt man den Timer und sieht, okay, waren jetzt zum Beispiel 28 Minuten, und dann teilt man das ungefähr durch fünf und hat so seine Pausenzeit. Man kann natürlich auch dann ein bisschen länger Pause machen, je nachdem wie man sich bereit fühlt. Aber im Schnitt, wenn man sich an der Pomodoro-Technik orientieren möchte, sagt man: So lange machen, bis ich merke, ich lenke mich ab, stopp den Timer, guck auf die Uhr, wie lange habe ich gelernt, teil das durch fünf, so lange mache ich Pause und dann weiter.

Christian: Die Ablenkungen sind auch ein wichtiges Thema. Für mich ist so eine Pomodoro-Session auch immer ein Versprechen an mich selber, dass ich jetzt erstmal alle Ablenkungen weglasse. Wenn ich eine Pomodoro-Einheit absolviere, dann mache ich auch nichts anderes als das, was ich mir vorgenommen habe. Da muss man sich vorher natürlich auch konkret überlegen, was möchte ich jetzt schaffen in der Zeit. Aber dann öffne ich kein Social Media, sondern ich mache wirklich diese Aufgabe. Und vielleicht kann ich dann als Belohnung mal danach Instagram checken oder so, aber in der Zeit mache ich das auf keinen Fall.

Anna: Genau. Das ist immer super wichtig. Da ist wieder die Planung vorne weg, dass ich einen Plan habe, dass ich immer weiß, was ich machen möchte, warum ich mich jetzt kümmern möchte, mit was ich mich beschäftigen möchte, was ich lernen möchte, und dann natürlich auch dafür zu sorgen, dass mich nichts ablenkt.

Christian: Dann gibt es noch Techniken, die würde ich eher unter dem Begriff Antistress-Techniken zusammenfassen. Braindump wäre eine. Kannst du uns da noch was zu sagen?

Anna: Braindump ist im Endeffekt das einfache Aufschreiben, alles rauslassen, was uns im Kopf rumschwirrt. Das kann auch wirklich eine ganze Menge sein. Das ist manchmal auch dieses Gefühl, dass wir nicht zur Ruhe kommen, dieses Gedankenkarussell, das sich ständig dreht, dass wir uns überfordert fühlen. Aber wenn wir die Dinge auch mal aufschreiben, stellen wir manchmal fest, so kompliziert und so viel ist es gar nicht.

Manchmal ist vielleicht doch eine ganz schöne Menge, aber wenn ich es visualisiert habe, dann kann ich es auch organisieren. Es ist einfacher, ein Wort oder einen Satz vom Blatt Papier zu greifen und damit zu entscheiden, was mache ich jetzt damit, als das im Kopf zu versuchen, weil da die anderen Dinge auch noch stören. Wenn ich es auf Papier oder in einer digitalen Variante habe, kann ich das viel besser organisieren, und das gibt einem einfach wieder ein Gefühl von Kontrolle. Unser Gehirn braucht Kontrolle oder liebt Kontrolle und auch eine gewisse Art von Sicherheit. Das kann ich mit einem Braindump sehr gut schaffen.

Christian: Eine Antistress-Technik möchte ich noch in den Ring werfen: Atemübungen. Wenn man sich wirklich völlig überfordert fühlt und gestresst, einfach mal 5 Minuten lang durchatmen. Oder einfach spazieren gehen. Was mir hilft, ist tatsächlich ein YouTube-Video mit Anleitung. Da gibt es ganz viele auch Short-Videos, wo man gemeinsam Atemübungen machen kann. So alleine kriege ich das irgendwie nicht so hin. Oder auch Entspannungsreisen oder Meditation. Meditation kann ich so auch nicht, außer sie ist angeleitet.

Anna: Ich habe das auch in meiner Burnout-Phase gelernt, zu meditieren. Ich habe da geführte Meditationen genutzt und das hat mir wirklich gut geholfen. Die Atemtechniken und das bewusste Atmen ist da hängen geblieben. Das Meditieren mache ich weniger, wirklich nur in ganz akuten Krisensituationen. Aber das Atmen, das ist irgendwie immer da. Wirklich, das nutze ich häufiger im Alltag einfach, dass ich eine bestimmte Technik anwende, um wieder ein bisschen entspannter zu werden und zur Ruhe zu kommen. Sei es, wenn ich in der Badewanne liege, um da zu entspannen, dann noch ganz tief und bewusst atmen. Auch beim Spazierengehen mache ich das häufig.

Christian: Bei mir ist es manchmal so dieses tiefe Durchatmen, das fällt auch anderen manchmal auf. Wenn der Tag voll ist, hilft das schon auch ein bisschen.

Kommen wir zum allerletzten kleinen Themenblock, das sind eigentlich so die Klassiker-Themen, die man im Kopf hat, wenn man an Selbstorganisation und Zeitmanagement denkt, nämlich die ganzen Planungstechniken. Das Eisenhower-Prinzip zum Beispiel, das hören die meisten im Studium von ihren Hochschulen, das müsst ihr jetzt anwenden, um Prioritäten setzen zu lernen. Was sind so deine Top-Techniken von diesen ganzen Techniken? Was benutzt du wirklich tatsächlich immer?

Anna: Prioritäten setzen, das müssen wir einfach machen, weil wir auch immer mehr auf der Liste haben, als wir dafür Zeit und Energie zur Verfügung haben. Wenn ich jetzt die Eisenhower-Matrix nehme oder irgendwas anderes, spielt dabei eigentlich keine Rolle. Wichtig ist, dass am Ende die richtigen Prioritäten rauskommen.

Die Eisenhower-Matrix kann immer eine gute Anlehnung sein, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ordne ich jetzt was ein. Darauf zu achten, was ist wichtig, und sich selbst mal eine Definition dafür zu geben: Was bedeutet für mich eigentlich wichtig? Hat das irgendwie Konsequenzen, Auswirkungen, ergibt es einen Output? Und dann auf der anderen Seite die Dringlichkeit, die zeitliche Komponente. Umso näher etwas rückt, umso dringender wird es, umso eher sollte ich mich darum kümmern.

Und dann auch zu schauen: Um was geht es überhaupt? Welchen Mehrwert bietet mir das? Zahlt das auf ein Ziel ein? Hat das etwas mit einem mir wichtigen Lebensbereich zu tun? Viele Dinge kommen auch, die haben mit nichts zu tun, wir könnten sie machen, aber eigentlich zahlen sie auf nichts ein. Wenn wir uns darüber nicht Gedanken machen, fällt uns das gar nicht auf, und dadurch verlieren wir Zeit und Energie.

Von daher kann ich schon sagen, die Eisenhower-Matrix kann man ganz gut nehmen, um die Wichtigkeit und die Dringlichkeit als zwei Aspekte zu haben, an denen ich mich orientieren kann, um eine Reihenfolge festzulegen. Letztendlich ist es ja nichts anderes als eine Entscheidung.

Christian: Ist die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip auch hilfreich, um besser einschätzen zu können, was ich dringend tun muss und was nicht?

Anna: Auf jeden Fall. Der Gedanke dieser 80/20-Regel ist sehr gut, in der Praxis oftmals gar nicht so einfach umzusetzen: Was sind jetzt die 80 Prozent, was die 20 Prozent? Aber ich glaube, hier mal in den Gedanken reinzugehen: Was ist der Kern, damit das überhaupt funktioniert? Beim Lernen: Was ist denn der Kern dieses Themas? Und was ist dann „schön zu wissen"? Was ist dieser Kern der Geschichte, und alles drumherum ist im Endeffekt das Zusätzliche. Oftmals sind 20 Prozent oder so der kleinste Teil, der schon ausreicht, um ein grundlegendes Ergebnis zu schaffen, um das Thema zu verstehen. Alles andere drumherum kann man erweitern, wenn man die Zeit und die Energie dann entsprechend hat.

Christian: Also hier auch noch mal zusammengefasst: Ganz wichtig ist natürlich zu lernen, Prioritäten zu setzen. Da kann man sich zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip angucken, aber man muss jetzt keine 20, 30 verschiedenen Zeitmanagement-Techniken studieren und lernen, sondern man sollte eben lernen, Prioritäten zu setzen und dann zu planen, einfach wirklich ganz konkret zu planen.

Ich würde sagen, wir sind am Ende angelangt. Kannst du uns zum Schluss noch sagen, wie kann man mit dir in Kontakt treten, wo kann man dir folgen, wie kann man mit dir zusammenarbeiten?

Anna: Ihr findet mich auf Instagram unter Company of Time, da findet ihr auch meine Webseite unter dem Namen. Ihr könnt mir dann entweder auf Instagram schreiben oder eine E-Mail an info@companyoftime.com. Wenn ihr irgendwas habt, was in den Bereich fällt, oder ihr noch speziell Fragen habt zu dem, was wir heute hier angerissen haben, dann meldet euch natürlich gerne.

Zur Zusammenarbeit auch einfach anfragen, dann schauen wir. Ich mache am Anfang gerne ein kostenloses 30-minütiges Zeitanalysegespräch. Da schauen wir einfach mal, wie stehen die Dinge. Vielleicht hilft auch das schon. Und dann können wir schauen, inwieweit wir vielleicht eine Reise zusammen beginnen wollen, wo ich konkret unterstützen kann.

Und auch im Bereich der Anstellung: Ich habe am Anfang erwähnt, dass ich auf Workshops umgestellt habe, auch für Unternehmen, gerade im Bereich für Mitarbeitende, die sich mit Büro- und Verwaltungstätigkeiten auseinandersetzen müssen. Also wenn du denkst, das könnte was für euer Unternehmen sein, dann gerne Bescheid sagen. Am besten einfach über Instagram oder per E-Mail.

Christian: Nicht vergessen, ihr habt einen Podcast, den werden wir natürlich in die Shownotes mitpacken. Den könnt ihr auf Spotify hören und abonnieren. Anna, ganz herzlichen Dank für die vielen Auskünfte. Ich habe mich jetzt schon im Gespräch vorgenommen, mich organisatorisch auch wieder ein bisschen besser aufzustellen, nicht mehr mit dieser Zettelwirtschaft auf meinem Schreibtisch, sondern einfach mehr zu planen. Ich habe nämlich auch noch eine Weiterbildung, die bei mir demnächst ansteht, und dafür geht auch viel Zeit drauf. Das muss wirklich gut geplant sein. Ich hoffe, wir konnten auch vielen unseren Zuhörerinnen und Zuhörern helfen. Ganz vielen Dank für deine Informationen.

Anna: Ich danke auch. Alles Gute bei euch.

Christian: Bis bald. Tschüss.