Schönen guten Tag, mein Name ist Christian Wolf, ich bin hier euer Abschlussarbeit-Coach. In diesem Video dreht sich alles um Formatvorlagen. Wenn ihr einigermaßen verstanden habt, wie Formatvorlagen funktionieren, dann habt ihr wirklich schon die halbe Miete bei diesem ganzen Formatierungs- und Layoutstress für eure Abschlussarbeit gewonnen.

Deswegen zeige ich euch: Was gibt es eigentlich für unterschiedliche Arten von Formatvorlagen in Word, wie funktionieren Formatvorlagen überhaupt? Und dann gucken wir uns auch mal die Liste von Standard-Formatvorlagen an, die Word so schon von Haus aus zur Verfügung stellt. Ich zeige euch dann natürlich auch, wie ich eigene Formatvorlagen anlegen und ändern kann, wie ich auch schon bestehende Vorlagen ändern kann und wie ich das Ganze dann eben auf meinen Text anwende. Also viel Spaß mit diesem Video, wir sehen uns gleich.

Die Liste der Formatvorlagen vollständig anzeigen

Ich habe hier jetzt mal ein neues Dokument geöffnet, und dann lassen wir uns die Liste der Formatvorlagen einblenden. Dann seht ihr schon eine ganze Reihe von Formatvorlagen, die in Word standardmäßig angelegt sind und angezeigt werden, wenn wir ein neues Dokument öffnen.

Klickt hier unten aber bitte in die Optionen, also hier unten auf diesen kleinen Optionen-Button. Da kann man nämlich auswählen, wie diese Liste sortiert wird und was da alles angezeigt wird. Ich will jetzt, dass hier alle Formatvorlagen angezeigt werden – Word zeigt uns nämlich von Haus aus nicht alle an, sondern filtert sie nach irgendwelchen Kriterien. Und wir wollen, dass diese Liste alphabetisch sortiert wird. Wenn ich jetzt auf OK klicke, dann seht ihr schon: Dann haben wir eine drei-, viermal so lange Liste mit typischen Formatvorlagen, die von Word schon vorgegeben werden und genutzt werden können.

Zeichen- und Absatzformatvorlagen

Ganz grundsätzlich zu Formatvorlagen in Word: Es gibt ganz unterschiedliche Typen von Formatvorlagen. Das eine sind beispielsweise Zeichenformatvorlagen, die haben hier an der Seite so ein kleines a. Damit kann man einzelne Zeichenketten auszeichnen und mit ganz eigenen Attributen versehen.

Für uns wichtig sind eigentlich nur Absatzformatvorlagen, und die haben hier an der Seite so ein kleines Absatzzeichen. Teilweise gibt es auch Kombinationen, Absatz- und Zeichenformatvorlagen in einem quasi, die haben dann hier so ein Absatzzeichen und ein a am Rand. Aber wie gesagt, ich gehe hier jetzt nur auf Absatzformatvorlagen ein. Diese Vorlagen regeln im Prinzip das Aussehen von ganzen Absätzen, von Abbildungen, von Überschriften und so weiter – von all den Elementen, die für eure Abschlussarbeit von Relevanz sind.

Wenn man mal so durch die Liste der Vorlagen schaut, die Word schon vorgibt, dann ist für uns beispielsweise interessant: Vorlagen für Überschriften, von Überschrift erster Ebene bis Überschrift 9, also Überschriften der neunten Ebene. Dann die Vorlagen für Verzeichnisse, die wir brauchen – da komme ich auch später noch darauf zu sprechen. Und das war es dann im Prinzip auch schon.

Warum ihr die Vorlage Standard vergessen solltet

Wenn ihr jetzt so ein neues Dokument geöffnet habt und anfangt, Text hineinzuschreiben, dann wird Word diesen allerersten Absatz immer mit der Vorlage Standard belegen. Das seht ihr hier schon, das ist im Prinzip die Grundvorlage für alles, was ihr in Word schreibt. Und jedes Mal, wenn ihr einen neuen Absatz beginnt, wird dieser Absatz eben mit der Vorlage Standard ausgezeichnet.

Ich würde mir wünschen, dass ihr diese Vorlage komplett vergesst, sie aus eurem Leben und aus eurer Abschlussarbeit streicht, und dass ihr am Ende, wenn ihr fertig formatiert habt, möglichst alles mit ganz eigenen Vorlagen belegt habt: eine Vorlage für Zitate, eine eigene Vorlage für normale Absätze, eine Vorlage für Überschriften und so weiter und so fort. Und dass dann eben nichts mehr mit dieser Vorlage Standard ausgezeichnet ist.

Eine eigene Formatvorlage anlegen

Deswegen will ich euch jetzt zeigen, wie ihr eine eigene Vorlage anlegen könnt. Dazu habe ich hier schon ein bisschen Text vorbereitet. Wir wollen jetzt für diesen Text, der immer noch mit der Vorlage Standard belegt ist, wie ihr hier sehen könnt, eine ganz eigene Vorlage anlegen und so das Aussehen von diesen Absätzen ein bisschen regeln.

Dazu klickt ihr hier unten auf diesen kleinen Button, Neue Formatvorlage. Da könnt ihr jetzt eine neue Formatvorlage anlegen, und es öffnet sich ein neues Fenster. Wir wählen einfach irgendeinen Namen für diese Formatvorlage, zum Beispiel Standardabsatz, und als Formatvorlagentyp belassen wir es bei Absatz – wie gesagt, wir verwenden hier fast nur Absatzformatvorlagen.

Dann seht ihr schon: Hier könnt ihr für diese Formatvorlage verschiedene Attribute einstellen, die Schriftart, die Schriftgröße, ob das Blocksatz oder linksbündig oder Flattersatz ist, ob der Absatz fett oder kursiv ausgezeichnet werden soll und so weiter.

Wir wollen jetzt mal, dass der Absatz in der Times New Roman in einer Schriftgröße 12 im Blocksatz ausgezeichnet wird. Dazu wählen wir hier einfach die Times als Schriftart heraus, setzen das auf zwölf und stellen hier einen Blocksatz ein. Dann bekommt man hier immer schon so eine kleine Vorschau, wie dieser Absatz dann aussehen wird.

Und hier unten könnt ihr noch auswählen, dass diese neue Vorlage dann dem Formatvorlagen-Katalog hinzugefügt wird. Mit Formatvorlagen-Katalog ist hier oben diese Leiste gemeint, der Schnellzugriff im Prinzip, auf verschiedene Vorlagen, die man immer wieder braucht. Also lassen wir auch dieses Häkchen drin, klicken auf OK – und schon habt ihr hier eine ganz neue Formatvorlage geschaffen, die Formatvorlage Standardabsatz.

Mit dieser Formatvorlage ist jetzt auch schon unser erster Absatz formatiert. Wenn wir das mal zurückstellen auf Standard, einfach nur auf die Standardvorlage von Word, dann sieht das hier wieder so komisch aus, mit dieser Calibri-Schrift und so weiter. Und wir klicken wieder auf Standardabsatz, wenn sich der Cursor in unserem Absatz befindet, und der Absatz ist wieder so formatiert, wie wir es eingestellt hatten: Schriftgröße 12, Blocksatz.

Zeilenabstand und Abstände zwischen Absätzen

Wir wollen jetzt noch ein paar andere Sachen ändern. Wir wollen, dass der Zeilenabstand auf 1,5 gesetzt wird – das ist wahrscheinlich auch der typische Zeilenabstand, den ihr in Abschlussarbeiten in den Absätzen verwendet.

Dazu gehen wir mit der rechten Maustaste auf die Vorlage Standardabsatz und gehen auf Ändern. Oder ihr könnt auch auf diesen Pfeil hier klicken und dann auf Ändern gehen. Jetzt könnt ihr diese Einstellungen noch weiter verfeinern. Wir gucken hier mal auf diesen kleinen Button Format, dann öffnet sich nämlich noch ein Menü mit noch mehr Optionen: beispielsweise Schrift, das hat für uns jetzt keine Relevanz, und Absatz.

Da kann man dann weitere Absatzeigenschaften regeln. Vor allem kann man damit den Einzug regeln – auf Einzüge komme ich in einem späteren Video noch zu sprechen. Und man kann eben auch die Abstände vor und nach so einem Absatz regeln. Ihr seht schon, in diesen Absätzen, die ich hier schon geschrieben habe, gibt es auch zwischen den Absätzen kleine Abstände, die kann man hier regeln. Und man kann vor allem auch hier den Zeilenabstand regeln.

Wir setzen den Zeilenabstand hier jetzt mal auf 1,5 Zeilen. Und jetzt könnt ihr selber mal rechnen, wie hoch eine Zeile ist: Wenn ich als Schriftgröße zwölf Punkt angegeben habe und dieser Zeilenabstand 1,5 Zeilen sein soll, dann ist eine Zeile im Prinzip 12 × 1,5, also 18 Punkte hoch. Und genau diese 18 Punkte sind dann quasi eine ganze Zeile.

Die wollen wir jetzt noch als Abstand nach Absätzen einstellen: Wir wollen, dass quasi nach jedem Absatz, der mit unserer neuen Formatvorlage formatiert ist, automatisch ein Abstand von einer ganzen Zeile gesetzt wird. Also stelle ich hier bei Abstand nach jetzt mal 18 Punkte ein. Und das soll in diesem Fenster auch schon reichen, wir klicken auf OK und OK.

Dann sehen wir schon, wie sich unser Absatz verändert hat: Der hat jetzt einen Zeilenabstand von 1,5, und der Abstand danach ist auch um einiges größer. Dann klicken wir mal auf den Folgeabsatz und wählen für diesen Folgeabsatz auch unsere neue Formatvorlage, und dann seht ihr schon, wie diese Absätze jetzt ganz identisch aussehen.

Und jetzt zeige ich natürlich, was der große Vorteil an der Arbeit mit Formatvorlagen ist: Wenn ihr diese beiden Absätze gleichzeitig ändern wollt, geht ihr einfach wieder in die Änderung der Vorlage, stellt hier beispielsweise die Schriftgröße auf 14 – und dann wird in allen Absätzen, die mit dieser Formatvorlage ausgezeichnet sind, die Schriftgröße geändert, oder was auch immer ihr dann ändern wollt.

Beispiel: eine Vorlage für Zitate anpassen

Dann noch ein Beispiel für die Einzüge rechts und links. Nehmen wir an, wir wollen aus diesem Absatz ein Zitat machen. Dafür gibt es schon eine Standardvorlage von Word. Belegen wir mal diesen Absatz mit der Formatvorlage Zitat – das sieht natürlich, ich sage es mal vorsichtig, hässlich aus.

Wir wollen jetzt, dass es auch in Times New Roman formatiert wird, einen einfachen Zeilenabstand bekommt, dass dieser Einzug hier auf der Seite verschwindet und das Ganze auch im Blocksatz formatiert wird. Also nehme ich einfach mal diese Formatvorlage Zitat, gehe auf Ändern und stelle die Schriftart hier auch auf Times New Roman und die Schriftgröße auf 12, stelle auch hier einen Blocksatz ein.

Dann gehen wir hier mal an den Zeilenabstand – das heißt, eine Zeile ist jetzt immer zwölf Punkte hoch, und wir wollen, dass vor jedem Zitat eine ganze Zeile Abstand ist. Also stelle ich den Abstand davor und danach auf 12 Punkt. Okay. Hier seht ihr schon, wie sich dieser Absatz verändert hat.

Es reicht aber noch nicht: Wir wollen noch diese Kursivschrift raushaben, und wir wollten ja auch noch den Einzug auf der rechten Seite ändern. Also gehe ich noch einmal in die Absatzeinstellungen hinein, und dann seht ihr schon, wie hier die Einzüge gesetzt werden. Wir wollen den rechten Einzug wirklich auf null Zentimeter stellen, und wir wollten auch die Kursivschreibung noch herausnehmen – also hier das rausnehmen. Und wenn wir jetzt auf OK klicken, dann sieht das gleich alles schon ganz anders aus.

Dann könnten wir beispielsweise den Folgeabsatz jetzt auch zu einem Zitat machen oder auch zu einem Standardabsatz, mit der Vorlage, die wir eben schon erstellt hatten.

Eure Übung

So, Leute, das sollte es jetzt erst einmal zu den Formatvorlagen gewesen sein. Ich will, dass ihr jetzt erst mal etwas zu tun bekommt, dass ihr jetzt mal aktiv werdet. Dazu öffnet ihr bitte die Übungsvorlage, die ihr in der Kurzbeschreibung findet. Dort findet ihr schon ein paar vorgegebene Absätze.

Ich möchte, dass ihr die Formatvorlage für den Fließtext – die heißt 02 Fließtext – ändert, und zwar den Zeilenabstand. Als Zweites möchte ich, dass ihr in diesem Übungsdokument die Vorlage 04 Blockzitat ändert, und dort ändert ihr bitte den Einzug, den diese Vorlage jetzt auf der linken Seite hat.

Und probiert einfach mal ein bisschen aus in diesem Übungsdokument: Legt euch doch mal eine neue Vorlage an und probiert einfach aus, wie sich Vorlagen so verhalten. Ihr könnt euch auch mal die Zeichenformatvorlagen angucken. Viel Spaß dabei.

So, Leute, ich hoffe, ihr habt einigermaßen verstanden, wie Formatvorlagen in Word funktionieren. Wenn ihr noch Fragen zum Thema Formatvorlagen habt oder nicht weiter wisst mit eurer Abschlussarbeit, mit der Formatierung oder mit inhaltlichen Sachen, mit wissenschaftlichem Arbeiten und so weiter, dann könnt ihr auf fernstudi.net in unsere Gruppe Abschlussarbeit-Support kommen. Den Link dazu findet ihr in der Beschreibung zu diesem Video. Ich versuche, euch da weiterzuhelfen, und eure Kommilitonen versuchen euch da auch weiterzuhelfen. Mein Name ist Wolf, und ich bin raus.