Kapitelüberschriften in Kopfzeilen in Word: So funktioniert es in 3 einfachen Schritten

Hier zeige ich dir, wie du die Kapitelüberschriften in die Kopfzeile bekommst, wie du Kopfzeilen formatierst und wie man wechselnde Kopfzeilen in Word formatiert. Diese Art von Kopfzeilen nennt man übrigens lebende Kolumnentitel.

Die Überschriften bekommst du wie folgt in die Kopfzeile:

  1. Zeichne sämtliche Überschriften in deinem Dokument mit Formatvorlagen aus. Nutze dafür die Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc. Diese Vorlagen sind von Word bereits vorinstalliert.
  2. Klicke doppelt auf eine Kopfzeilen in deiner Arbeit, um die Kopfzeile zu editieren.
  3. Klicke im Reiter Einfügen auf „Schnellbausteine“ und wähle „Feld“.
  4. Suche aus der Liste die Feldfunktion „StyleRef“ und klicke darauf. Nun wähle daneben die Formatvorlage „Überschrift 1“ (oder diejenige für deine Überschrift). Bestätige mit OK.

Hier die einzelnen Schritte im Detail erklärt:

Schritt 1: Überschriften mit Formatvorlagen auszeichnen

Da du hier mit Formatvorlagen arbeiten musst, lass dir zuerst die Liste aller Formatvorlagen in Word anzeigen. 

Mit diesem kleinem Button oben aktivierst du die Liste der Formatvorlagen. In den Optionen einstellen, dass alle Formatvorlagen angezeigt und alphabetisch sortiert werden
  1. Klicke auf den Formatvorlagen-Button, um die Liste einzublenden (siehe Abbildung oben).
  2. Klicke in der Liste der Formatvorlagen auf Optionen und stelle ein, dass alle Formatvorlagen alphabetisch sortiert angezeigt werden sollen.
  3. Setze nun den Cursor auf eine Überschrift und klicke dann auf die entsprechende Vorlage. Bei einer Überschrift erster Ordnung (also einer Kapitelüberschrift) weist du also die Vorlage Überschrift 1 zu. Das solltest du mit allen Überschriften und Unterüberschriften in deinem Dokument machen.

Schritt 2: Kopfzeilen präparieren und Kopfzeilen-Optionen festlegen

Bitte mach dich noch mit 2 wichtigen Kopfzeilen-Optionen vertraut. Setze dazu den Cursor in die Kopfzeile (Doppelklick auf Kopfzeile).

Mit der Option Erste Seite anders legst du fest, dass immer die Kopfzeile auf der ersten Seite im Dokument oder eines neuen Abschnitts anders gestaltet werden kann als die Folge-Kopfzeilen. Diese Option benötigen die wenigsten von euch, die eine Bachelorarbeit oder Masterarbeit schreiben. Achte also darauf, dass diese Option deaktiviert ist. Du solltest diese Option in allen Kopfzeilen deaktivieren, fall du mit Abschnitten arbeitest.

Die Option Mit vorheriger verknüpfen gibt es nur, wenn du auch mit Abschnitten arbeitest. Dann legst du damit fest, dass der Inhalt der Kopfzeilen immer vom vorherigen Abschnitt übernommen wird. So kannst du die Kopfzeilen für einzelne Kopfzeilen ganz individuell beschriften. In der Regel kannst du diese Option aktiviert lassen.

Schritt 3: Feldfunktion für Überschriften in Kopfzeile einfügen

So fügst du die Überschriften in die Kopfzeile ein:

  1. Setze den Cursor in die Kopfzeile.
  2. Wähle im Reiter Einfügen Schnellbausteine -> Feld. Ein neues Fenster öffnet sich (siehe Abbildung unten).
  3. Suche aus der Liste die Feldfunktion StyleRef. StyleRef steht für Stylesheet (Formatvorlage) und Reference, ist also ein Verweis auf eine Formatvorlage.
  4. In der Mitte kannst du nun nach der Formatvorlage Überschrift 1 suchen. Klicke auf ok. Die Überschrift 1 sollte nun in der Kopfzeile auftauchen.

Kopfzeile von Deckblatt entfernen

Um die Kopfzeile vom Titelblatt zu entfernen, hast du 2 Möglichkeiten.

  1. Entweder du arbeitest schon mit Abschnitten. Dann teilst du dein Dokument so auf, dass das Deckblatt Abschnitt 1 ist. Das kannst du mithilfe von Abschnittumbrüchen realisieren. So kannst du die Kopfzeile einfach vom Deckblatt löschen.
  2. Oder du nutzt die Option Erste Seite anders (siehe oben). Dann kannst du die Kopfzeile der ersten Seite in deinem Dokument ganz individuell formatieren, also auch einfach rauslöschen.

Layout der Kopfzeile anpassen

Das Layout der Kopfzeile kannst du bswp. über die Formatvorlage Kopfzeile anpassen. Suche in der Liste diese Vorlage, klicke rechts auf die Vorlage und dann auf „ändern“. 

Hier noch ein paar Tipps für das Layout der Kopfzeilen und Seitenzahlen.

  • Setze die Seitenzahl entweder zentriert in die Fußzeile. Dann solltest du auch den Text der Kopfzeile zentrieren, wenn es welchen gibt.
  • Oder du setzt die Seitenzahl zusammen mit der aktuellen Kapitelüberschrift in die Kopfzeile. Dann sollte die Seitenzahl rechts außen stehen, die Kapitelüberschrift links außen (wie in der Abbildung unten).
  • Die Schriftgröße der Kopfzeilen sollte 10 betragen, wenn die Schrift im Haupttext 12pt groß ist.
  • Den Text in den Kopfzeilen und Fußzeilen bitte nicht kursiv und auch nicht fett setzen. Außnahme: Du nutzt Garamond als deine Haupttschriftart, dann kannst du auch die Seitenzahlen in Garamond kursiv setzen, das wirkt edel.
Typische Kopfzeilenformatierung für eine Bachelorarbeit, Masterarbeit und Dissertation

Unterschiedliche Kopfzeilen rechts und links setzt man normalerweise in Büchern. Wenn du eine Bachelorarbeit oder Masterarbeit schreibst, solltest du das nicht machen. Wenn du deine Dissertation für den Verlagsdruck vorbereitest, könntest du dein Buch so gestalten. Ich rate aber davon ab, da es die Formatierungsarbeit sehr kompliziert macht. Dennoch zeige ich dir hier, wie du vorgehen kannst:

  1. Setze den Cursor in einer Kopfzeile.
  2. Setze dann in den Kopfzeilen-Optionen das Häkchen bei Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich. In deinen Kopfzeilen steht jetzt immer, welche Kopfzeile zu einer geraden Seite gehört (S. 2, 4, 6 usw.) und welche Kopfzeile zu einer ungeraden Seite (S. 1, 3, 5 usw.).
  3. Setze den Cursor auf eine rechte, gerade Seite. Füge eine Feld ein, wie oben bei Schritt 3 beschrieben. Als Formatvorlage wählst du hier Überschrift 2. 

Tipps für wechselnde Kopfzeilen:

  • Du solltest jetzt mit Abschnitten arbeiten und dein Dokument in Abschnitte unterteilen. Ein neuer Abschnitt geht immer bei einem neuen Kapitel los.
  • Gerade Seiten sollten immer rechte Seiten sein. Das heißt, dass die allererste Seite im Dokument eine rechte gerade Seite ist. Entsprechend musst du ggf. eine Leerseite einfügen, die dann aus der PDF-Datei entfernt wird. Ich hab dir gesagt, dass das kompliziert wird :)
  • Ein neues Kapitel sollte immer auf einer rechten, geraden Seite beginnen.
  • Neue Kapitelseiten stehen möglichst ohne Kopfzeile und ohne Seitenzahl. Das kannst du mit der Option Erste Seite anders festlegen.

Mehr dazu kannst du auch hier nachlesen: Wie formatiere ich die Kopfzeilen unterschiedlich?

Vorlage für lebende Kolumnentitel

Ich gebe zu, dass die Arbeit mit lebenden Kolumnentiteln bzw. Überschriften in den Kopfzeilen etwas kompliziert ist. Nutze einfach unsere Dokumentvorlage für Abschlussarbeiten, dort haben wir all das bereits vorformatiert. Die Vorlage kannst du hier herunterladen: Formatvorlage für Bachelorarbeiten, Masterarbeiten, Dissertationen.

 

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